Urzędnik cywilny to urzędnik państwowy, który odpowiada za obowiązki określone w konstytucji lub karcie. Funkcjonariusze krajowi to prezydenci, sędziowie i nominowani politycznie, którzy są odpowiedzialni za służbę w czasie wolnym od pracy. Pojęcie cywilny wyklucza członków wojska, którzy służą na podstawie odrębnych kodeksów postępowania. Urzędnicy cywilni na szczeblu lokalnym i regionalnym to administratorzy miast, sędziowie i szeryfowie, którzy często wykonują rozległe obowiązki dla swoich wyborców. Obowiązki te obejmują zawieranie małżeństw cywilnych, wydawanie pism sądowych i przejmowanie mienia.
Na przykład artykuł drugi Konstytucji Stanów Zjednoczonych podsumowuje obowiązki cywilnego urzędnika wykonawczego w demokracji, w tym przypadku prezydenta. W tej części szczegółowo opisano uprawnienia urzędu wykonawczego, w tym władzę nad Siłami Zbrojnymi. Prezydent ma również za zadanie powoływać ambasadorów i sędziów Sądu Najwyższego za zgodą władzy ustawodawczej rządu. Od 1789 r. rozszerzono uprawnienia prezydenta do mianowania sędziów sądów rejonowych i kierowników wydziałów egzekutywy, którzy pełnią tę funkcję tak długo, jak prezydent jest zadowolony z ich pracy.
Funkcjonariusze cywilni częściej kojarzeni są ze stanowiskami lokalnymi i regionalnymi, z bezpośrednim kontaktem ze społeczeństwem. Statuty miast i prawo regionalne określają ograniczenia uprawnień urzędników cywilnych. Gubernatorom często zapewnia się uprawnienia do kontrolowania regionalnych sił policyjnych i oddziałów Gwardii Narodowej, weta w prawodawstwie i mianowania lokalnych sędziów. Burmistrzowie i administratorzy miast są proszeni o przewodniczenie posiedzeniom i przesłuchaniom rady miejskiej, uchwalanie rozporządzeń oraz wykonywanie innych obowiązków miejskich. Dodatkowe obowiązki lokalnych urzędników cywilnych mogą obejmować wyznaczanie tymczasowych zastępców nieobecnych członków rady.
Lokalni sędziowie pokoju i sędziowie zawierają małżeństwa cywilne w ramach swoich obowiązków urzędników cywilnych. Pary szukające alternatywy dla kosztownych ślubów mogą zdecydować się na prostą ceremonię z urzędnikiem cywilnym. Miejscowy magistrat nadzoruje podpisywanie aktów ślubu w obecności świadków. Dokumenty te są natychmiast składane w biurze magistratu, a pary nie muszą się martwić ekstrawaganckimi ceremoniami lub nawróceniami religijnymi. Obowiązki tego urzędnika cywilnego wykraczają poza małżeństwa cywilne do przewodniczenia sprawom sądowym oraz wydawania nakazów, przejęć i innych nakazów sądowych.
Szeryfowie są upoważnieni jako urzędnicy cywilni do doręczania pism sądowych i pomocy sędziom w wykonywaniu nakazów. Lokalny szeryf może otrzymać zadanie wykonania nakazu eksmisji wydanego przez miejscowy sąd w imieniu wierzyciela. Uprawnienie do ściągania długu umożliwia urzędnikowi cywilnemu zajmowanie majątku i mienia oraz planowanie licytacji w celu odzyskania pieniędzy dla wierzycieli.