Typowy opis zadań administratora projektu obejmuje nadzorowanie i monitorowanie wszystkich aspektów konkretnego projektu. W szczególności pracownik na tym stanowisku musi upewnić się, że cele projektu i terminy są spełnione bez przekraczania ograniczeń budżetowych. Administrator projektu jest również odpowiedzialny za przygotowywanie raportów projektowych i zazwyczaj jest zobowiązany do składania regularnych raportów dyrektorowi projektu.
Dokładne obowiązki mogą się różnić, ale zwykle wszystkie są odpowiedzialne za codzienną działalność danego projektu. Oprócz monitorowania budżetów, śledzenia terminów i przygotowywania raportów z postępów, administrator projektu może być również odpowiedzialny za nadzorowanie wielu pracowników i wykonawców, aby zapewnić profesjonalną realizację celów projektu. Stanowisko to można znaleźć w różnych branżach, w tym w branży nieruchomości, budowlanej, handlowej, rządowej i non-profit.
Większość stanowisk administratora projektów wymaga dyplomu ukończenia studiów wyższych, a także dużego doświadczenia w zarządzaniu projektami lub czasu spędzonego na stanowisku asystenta administratora. Wiele osób obecnie zatrudnionych w tej dziedzinie ma dyplom z rachunkowości lub administracji i zarządzania przedsiębiorstwem. Niektóre osoby spełniają określone wymagania związane ze szkoleniem w miejscu pracy, ale ta droga zazwyczaj wymaga kilku lat doświadczenia zawodowego i szkolenia, zanim daną osobę można uznać za wykwalifikowanego kandydata.
Administratorzy projektów są często zobowiązani do wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych i wykonywania różnych zadań związanych z komputerem. Niektórzy pracodawcy mogą nawet wymagać od administratora pracy ze specjalistycznym oprogramowaniem do celów raportowania i śledzenia. Administratorzy przydzieleni do pracy nad projektami muszą zatem znać się na obsłudze komputera i w razie potrzeby łatwo zdobywać nowe umiejętności technologiczne.
Aby właściwie nadzorować budżety, pracowników, harmonogramy i podstawowe funkcje, administrator musi być w stanie kompetentnie wykonywać wiele zadań. Wymaga to innych umiejętności, w tym dobrej organizacji i silnych umiejętności zarządzania czasem. Aby dobrze współpracować z kluczowym personelem i członkami kierownictwa, administrator musi również posiadać silne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
Miejsca pracy, które wymagają od firm składania ofert na kontrakty lub ubiegania się o dofinansowanie, często polegają na administratorze projektu, który wnosi swoją wiedzę i doświadczenie w przygotowaniach do tych wysiłków. W szczególności administrator może zostać poproszony o wniesienie wkładu, gdy firma ocenia wnioski i może zostać poproszony o udział w redagowaniu wniosków poprzez tworzenie pozycji w budżecie, a także poprzez określenie ilu pracowników w przyszłości projekt może wymagać udzielenia zamówienia.