Stanowiska administracji oświatowej można znaleźć na wszystkich poziomach w dziedzinie edukacji, od szkół wyższych i uniwersytetów po przedszkola i placówki wczesnej opieki nad dziećmi. Większość administratorów to sami obecni lub byli nauczyciele. Oprócz pełnienia kierowniczych ról w tradycyjnych instytucjach edukacyjnych, administratorzy mogą również pracować w kilku innych typach placówek, w tym w zakładach karnych i niektórych organizacjach kulturalnych, takich jak muzea.
Pracownicy wielu szkół wyższych i uniwersytetów zajmują liczne stanowiska w administracji oświaty. Na tym poziomie jest wiele potencjalnych stanowisk. Niektórzy administratorzy pracują bezpośrednio ze studentami, podczas gdy inni skupiają się bardziej na obszarach akademickich lub innych tradycyjnych obowiązkach administracyjnych. Członkowie wydziałów szkolnictwa wyższego, w tym przewodniczący wydziałów, są również zwykle uważani za administratorów. Inne przykłady takich miejsc pracy to dziekani studentów, dyrektorzy rekrutacji i dyrektorzy pomocy finansowej. Rejestrator i dyrektor ds. rozwoju mogą być również uważani za przykłady administratorów oświaty.
Dyrektorzy i asystenci dyrektorów to dwa stanowiska związane z administracją szkolnictwa podstawowego w większości szkół średnich, gimnazjów i szkół podstawowych. Dyrektorzy nadzorują codzienne funkcjonowanie swoich szkół, współpracując z uczniami, nauczycielami i innymi członkami personelu administracyjnego. Zwykle mają też obowiązki zewnętrzne. Wiele szkół polega na asystentach dyrektorów, którzy pomagają w wypełnianiu obowiązków, których sam dyrektor nie jest w stanie wypełnić. Ponadto istnieją inni administratorzy szkół średnich, którzy pracują w systemach szkół publicznych, prywatnych i parafialnych. Mogą również pracować w określonym okręgu szkolnym lub w miejskim wydziale edukacji.
Jednak nie wszystkie programy są kierowane przez dyrektorów lub członków wydziału uczelni. Zarówno w szkołach średnich, jak i policealnych wielu administratorów edukacji specjalizuje się w określonej dziedzinie. Na przykład poradnictwo zawodowe, kształcenie specjalne i lekkoatletyka to tylko niektóre z dziedzin, które na ogół wymagają specjalistycznej wiedzy administratorów oświaty.
Prace administracyjne związane z edukacją, które obejmują pracę z małymi dziećmi, zazwyczaj wymagają przygotowania w zakresie edukacji wczesnoszkolnej. Ci specjaliści pracują zazwyczaj dla przedszkoli i żłobków. W większości przypadków administratorem oświaty jest dyrektor placówki. Zwykle nadzoruje nauczycieli i innych członków personelu pomocniczego.
Podobnie jak nauczyciele, administratorzy oświaty zwykle pracują zgodnie z kalendarzem akademickim swojej instytucji. Godziny pracy są różne, ale zazwyczaj pracują w pełnym wymiarze godzin, co najmniej pięć dni w tygodniu. Jeśli chodzi o wykształcenie i doświadczenie, te stanowiska zazwyczaj wymagają tytułu magistra lub wyższego. Osoby z doświadczeniem w nauczaniu lub innym doświadczeniem administracyjnym mają zwykle większe szanse na uzyskanie lukratywnej pracy w administracji oświatowej.