Podczas gdy dokładne obowiązki administratora uczelni, znanego również jako administrator edukacji, różnią się w zależności od instytucji, większość administratorów odpowiada za codzienne funkcje kampusu. Administratorzy uczelni często nadzorują kwestie budżetowe, które mogą obejmować kwestie pomocy finansowej po odszkodowania dla pracowników. Zazwyczaj są zaangażowani w proces rekrutacji i mogą podejmować konkretne decyzje dotyczące rekrutacji. Czasami administrator może pomóc kierować programem nauczania i nadzorować śledzenie zapisów kampusu.
Jeśli chodzi o wymagania edukacyjne, administratorzy uniwersytetów lub administratorzy szkół wyższych muszą zwykle mieć co najmniej stopień licencjata. Wiele szkół wymaga jednak, aby ich administratorzy posiadali dyplom ukończenia studiów w pokrewnej dziedzinie, takiej jak finanse, doradztwo, edukacja lub biznes. Często specjalność administratora określa jego obowiązki zawodowe.
Na przykład administratorzy szkół wyższych, którzy mają dyplom z finansów lub biznesu, mogą specjalizować się w kwestiach finansowych, takich jak pomoc finansowa. Administrator pomocy finansowej byłby najprawdopodobniej odpowiedzialny za śledzenie tych funduszy, które są wypłacane studentom w formie pożyczek, stypendiów lub grantów. Może też odpowiadać za zbilansowanie budżetu uczelni, proponując propozycje poprawy finansów uczelni.
Inną powszechną rolą, jaką pełni administrator uczelni, jest dyrektor ds. studenckich. Jako dyrektor ds. studenckich administrator może odpowiadać za mieszkania studenckie, doradztwo zawodowe dla studentów, samorząd studencki lub koordynację działań studenckich sponsorowanych przez szkołę.
W zależności od wielkości uczelni lub uniwersytetu, może istnieć również administrator uczelni, który koncentruje się na public relations. Inny może koncentrować się na nadzorze składek absolwentów, a inny może zarządzać rozwojem szkoły. Administratorzy zazwyczaj pracują przez cały rok i często pracują dłużej na początku każdego semestru i przed rozpoczęciem roku podatkowego.
Oprócz podstawowych wymagań edukacyjnych, odnoszący sukcesy administratorzy szkół wyższych muszą często posiadać różnorodne umiejętności. Podczas gdy niektórzy administratorzy uczelni mogą koncentrować się na pracy za kulisami, większość administratorów codziennie kontaktuje się ze studentami. Umiejętność dobrej pracy ze studentami i wykładowcami jest często kluczowym wymogiem. Ponadto ekosystem uniwersytecki i uniwersytecki często zmienia się wraz z rozwojem instytucji lub uchwalaniem przepisów. W rezultacie elastyczność jest kolejną kluczową cechą, którą powinien posiadać odnoszący sukcesy administrator.
Administrator kolegium może również zostać wezwany do wystąpienia na terenie kampusu w imieniu prezydenta lub przewodniczącego wydziału. Większość administratorów uczelni odpowiada przed rektorem szkoły i rektorem. Wielu administratorów uczelni zasiada również w Radzie Powierniczej, najwyższym organie zarządzającym szkołą, aby przedstawiać sugestie, jak ulepszyć szkołę.