Administrator dotacji odpowiada za przywłaszczanie dotacji w ramach organizacji lub firmy. Administrator przetwarza dokumenty i wnioski, wydaje dotacje i zapewnia wydatkowanie pieniędzy zgodnie z ustalonymi warunkami. Często ma do czynienia z pięcioma lub większą liczbą klientów na raz, śledząc szczegóły i odpowiednio rozdzielając środki dla każdego z nich. Większość budżetów, z którymi współpracują administratorzy grantów dla każdego klienta, wynosi od dwóch do pięciu milionów dolarów amerykańskich.
Aby pracować w tej dziedzinie, nie ma określonego zestawu kursów do odbycia, chociaż wymagany jest stopień licencjata. Zaleca się studiowanie dziedziny związanej z badaniami naukowymi, ponieważ jest to obszar, w którym większość klientów chce uzyskać granty. Po uzyskaniu tytułu licencjata zdobądź certyfikat z zarządzania grantami. Seminaria są oferowane przez grupy takie jak National Grants Management Association (NGMA), a administratorzy dotacji mają możliwość wybrania jednej z trzech różnych ścieżek w ramach zarządzania dotacjami: ścieżki federalnej, ścieżki przekazującej lub ścieżki odbiorcy.
Administrator dotacji pracujący na ścieżce federalnej zazwyczaj ma pracę rządową; zajmuje się dotacjami przyznawanymi przez rząd. Ścieżka przekazująca jest aspektem zarządzania dotacjami, w którym administrator ściśle współpracuje z odbiorcą dotacji, instruując i edukując go o procesie i obowiązkach związanych z uzyskaniem dotacji. Na ścieżce odbiorcy zadania administratora dotacji koncentrują się na pomocy osobom potrzebującym dotacji w ubieganiu się o nie. Po zakończeniu certyfikacji można uzyskać pracę w administracji dotacji. Kiedy już zacznie praktykować, zdecydowanie zaleca się, aby administrator odbył 16 dni szkoleń rocznie, aby nadążać za zmianami w terenie oraz nowymi procesami i procedurami administrowania grantami.
Najbardziej podstawową rolą administratorów dotacji jest przetwarzanie i przygotowywanie wniosków o dotacje. Obejmuje to przegląd budżetów klientów, udzielanie klientom wskazówek dotyczących dotacji, uzyskiwanie niezbędnych dokumentów i rozliczeń przed przyznaniem dotacji, wprowadzanie danych do systemu organizacji w celu śledzenia rozdystrybuowanych dotacji, gromadzenie wszystkich wypełnionych i podpisanych dokumentów oraz przesyłanie tych dokumentów do odpowiedni personel. Drugim obowiązkiem jest administrowanie projektami. Wiąże się to z wyjaśnieniem warunków dotacji, zapewnieniem, że procedury następcze zostaną odpowiednio załatwione, rejestrowaniem krytycznych dat i płatności, tworzeniem zamówień zakupu i zarządzaniem nimi oraz monitorowaniem płatności. Na ostatnim etapie płatności, administrator grantu pozyskuje niezbędne raporty finansowe od klienta, weryfikuje zapisy płatności, bada raporty finansowe, przegląda faktury i ewidencjonuje pokwitowania.