Sekretarka/recepcjonistka to wykwalifikowany profesjonalista, którego obowiązki zawodowe obejmują zarówno zadania administracyjne, jak i obsługę klienta. Wiele stanowisk sekretarki/recepcjonistki jest wymienionych po prostu pod jedną lub drugą nazwą stanowiska, nawet jeśli obejmują obowiązki z obu kategorii. Specjalista w tej dziedzinie zwykle ma różnorodne umiejętności, w tym umiejętność obsługi komputera, umiejętności zarządzania klientami i umiejętności organizacyjne.
Sekretarska część pracy sekretarki/recepcjonistki często koncentruje się na organizacji i zarządzaniu biurem. Sekretarki często prowadzą akta firmy i mogą odpowiadać za wprowadzanie danych i utrzymanie archiwów. Sekretarki są również często odpowiedzialne za wszystkie codzienne dokumenty w firmie i mogą spędzać dużo czasu na zarządzaniu raportami, wysyłką dokumentów i notatkami międzybiurowymi. W zależności od branży sekretarz może również odpowiadać za rozliczenia klientów i niektóre obowiązki księgowe.
Obowiązki recepcjonistki wymagane w pracy sekretarki/recepcjonistki zazwyczaj obejmują pracę z klientami i klientami firmy. Recepcjonistki zwykle służą jako witacze i mogą być pierwszą osobą, którą klienci spotykają, gdy wchodzą do drzwi. Służenie w tym charakterze wymaga doskonałej komunikacji i umiejętności obsługi klienta, ponieważ recepcjonistka może nadać ton interakcji klienta z firmą. Umiejętności recepcjonisty mogą również obejmować obowiązki telefoniczne, planowanie i opiekę nad VIP-ami biurowymi lub klienckimi.
Praca sekretarki/recepcjonistki może obejmować wszystkie powyższe zadania, a także wiele innych, specyficznych dla każdej indywidualnej pracy. W wielu firmach sekretarki/recepcjonistki będą musiały nauczyć się specjalistycznego oprogramowania służącego do obsługi rozliczeń, dokumentów biurowych i przechowywania danych dla firmy. Oczekuje się, że wielu profesjonalistów wykonujących tego typu pracę będzie uczyć się terminologii branżowej, aby mogli lepiej pomagać klientom i wyjaśniać problemy innym pracownikom. Ponieważ służy jako centralny kanał dla prawie wszystkich operacji biznesowych, sekretarki/recepcjonistki są często odpowiedzialne za obsługę pracowników i kampanie morale, a także mogą odpowiadać za tworzenie wydarzeń biurowych i nadzorowanie biuletynów firmowych.
Istnieje kilka podstawowych umiejętności, które mogą być bardzo pomocne dla każdego w pracy sekretarki/recepcjonistki. Umiejętność obsługi komputera, w tym znajomość wszystkich popularnych systemów operacyjnych, podstawowych programów graficznych i arkuszy kalkulacyjnych oraz badań internetowych, jest niemal powszechnie wymagana w tych zawodach. Ważnymi umiejętnościami są również duża szybkość pisania na klawiaturze i czytelne pismo. Dobre umiejętności organizacyjne mogą być kluczem do optymalnej wydajności na tym stanowisku, ponieważ mogą zmniejszyć ryzyko pomyłek i nieporozumień w miejscu pracy. Wreszcie, miłe nastawienie i profesjonalna postawa mogą pomóc sekretarce/recepcjonistce pozostać w dobrych stosunkach ze współpracownikami i pomóc firmie zbudować doskonałą reputację.