Transkrypcja to zapis wyników i historii ucznia w określonej instytucji akademickiej. Transkrypcje są wykorzystywane do różnych celów i najczęściej pojawiają się, gdy uczniowie ubiegają się o zaawansowane możliwości edukacyjne, a komisja rekrutacyjna prosi o transkrypcje. Aby otrzymać kopię transkrypcji, uczeń może złożyć wniosek o transkrypcję do rejestratora swojej szkoły.
Transkrypcja zawiera co najmniej imię i nazwisko studenta w momencie uczęszczania, wraz z datami uczęszczania, wszystkimi zajęciami, które uczeń zaliczył, ocenami, które otrzymał, przyznanym stopniem i skumulowaną średnią ocen ucznia (GPA ). Transkrypcje mogą również wskazywać wszelkie otrzymane wyróżnienia akademickie, rankingi klas i inne uwagi, które mogą być interesujące dla osób przeglądających transkrypcję.
Gdy uczeń wycofuje się z zajęć lub otrzymuje niekompletny, zostanie to odzwierciedlone w transkrypcji. Jeśli uczeń jest objęty akademickim okresem próbnym lub podlega dyscyplinie w inny sposób, może to również zostać uwzględnione w zapisach transkrypcji. Transkrypcje mogą również zawierać notatki wskazujące, że uczeń złożył wniosek o wznowienie nauki w celu usunięcia z rejestru słabych ocen.
W przypadku szkół, które zapewniają narracyjne oceny instruktorów, zapis może być bardzo długi i angażujący. W szkołach, w których nie ma takiej możliwości, dokument jest znacznie krótszy. Ewaluacje narracyjne są przedmiotem kontrowersji w niektórych szkołach. Niektórzy twierdzą, że zapewniają pełniejszy obraz ucznia niż lista ocen, podczas gdy inni sugerują, że czytanie ocen narracyjnych jest czasochłonne i że uczniowie mogą cierpieć jako wynik, gdy społeczności rekrutacyjne przeglądają te oceny, zamiast poświęcać czas na ich przejrzenie.
Studenci mogą otrzymywać oficjalne lub nieoficjalne transkrypcje. Nieoficjalne transkrypcje to po prostu wydruki akt ucznia, bez pieczęci szkolnej i zwykle służą do celów osobistych. Oficjalne odpisy są stemplowane przez rejestratora, aby wskazać, że są kompletne, i mogą być również dostarczone w formie zapieczętowanej. Jeśli pieczęć jest zerwana, transkrypcje tracą ważność. Oficjalne transkrypcje są zwykle wymagane przez komisje rekrutacyjne i pracodawców, aby studenci nie byli kuszeni do fałszowania wyników akademickich.
Niektóre szkoły mogą udostępniać transkrypcje za darmo, czasami z dożywotnim limitem bezpłatnych transkrypcji. Inni pobierają niewielką opłatę za wygenerowanie dokumentów i ich wysłanie. Kiedy uczniowie składają prośbę o transkrypcję, powinni podać swoje imiona i nazwiska w czasie uczęszczania, daty uczęszczania, numery identyfikacyjne uczniów, adres, na który transkrypcja powinna zostać przesłana oraz czy musi być oficjalny. Wniosek musi być również podpisany przez studenta.