Pracownik otrzymuje zwrot kosztów z elastycznego konta wydatków (FSA) za pośrednictwem konta wydatków sponsorowanych przez pracodawcę. Aby otrzymać zwrot kosztów, osoba musi mieć naliczone kwalifikowane wydatki na opiekę medyczną lub opiekę na utrzymaniu, zgodnie z zasadami US Internal Revenue Service (IRS). Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy oferują dwa rodzaje elastycznych kont wydatków, a pracownicy muszą zapisać się do jednego z programów, aby otrzymać ubezpieczenie w danym roku. Pracownik może uzyskać zwrot FSA poprzez przedłożenie pracodawcy pisemnego dowodu poniesionych wydatków.
Aby zakwalifikować się do zwrotu kosztów FSA, pracownik musi „wybrać” corocznie udział w sponsorowanym przez pracodawcę FSA. FSA, który co roku jest częścią większości pakietów benefitów oferowanych przez niektóre firmy, to konto wydatkowe, które pozwala pracownikowi odłożyć określoną kwotę pieniędzy bez podatku. Środki na FSA są zazwyczaj potrącane z wynagrodzenia pracownika. Opieka zdrowotna i opieka zależna to dwa rodzaje FSA.
Elastyczne konto na opiekę zdrowotną może być używane między innymi do opłacania współpłatności z tytułu ubezpieczenia medycznego i leków na receptę. Opieka zależna FSA może być wykorzystana na przykład na pokrycie kosztów opieki nad dziećmi lub osobami starszymi. Maksymalne kwoty kont wydatków mogą się różnić w zależności od pracodawcy, typu FSA, a także roku planu. Wszystkie pieniądze wpłacone do FSA muszą zostać wykorzystane do końca roku, w przeciwnym razie przepadną, co jest również określane jako zasada „wykorzystaj lub strać”.
Oprócz współpłatności i leków na receptę, wydatki związane ze zdrowiem, które kwalifikują się do zwrotu FSA, obejmują odliczenia ubezpieczeniowe, wydatki na usługi dentystyczne i okulistyczne oraz usługi psychiatryczne i chiropraktyczne. Wydatki kwalifikujące się w ramach opieki FSA na utrzymaniu obejmują opiekę dzienną lub inne usługi dla dzieci w wieku poniżej 13 lat. Inne dopuszczalne wydatki obejmują wydatki na osoby niepełnosprawne lub chore na utrzymaniu, które nie są w stanie same o siebie zadbać. Osoba uprawniona musi również przebywać w domu pracownika przez co najmniej osiem godzin dziennie.
Pracownik musi złożyć wniosek do pracodawcy, aby otrzymać zwrot FSA kosztów opieki zdrowotnej lub opieki na utrzymaniu. Aby uzyskać zwrot FSA w ramach opcji opieki zdrowotnej, pracownik musi przedstawić pisemne oświadczenie od osoby trzeciej, które wskazuje kwotę wydatku, dowód, że został on opłacony z własnej kieszeni i że kwota nie została już zwrócona. Na przykład w ramach roszczenia można złożyć pokwitowanie płatności lub rachunek od lekarza. Pracownik może być również zobowiązany do podpisania oświadczenia potwierdzającego, że wydatek nie kwalifikuje się do zwrotu w ramach jakiegokolwiek innego ubezpieczenia.
Aby otrzymać zwrot kosztów opieki FSA na utrzymaniu, pracownik musi również dostarczyć pracodawcy pisemne oświadczenie, w którym odnotowuje kwotę wydatków i dowód wpłaty. Wydatek nie może być wcześniej zwrócony ani kwalifikować się do zwrotu w ramach innego planu. Przykładem dowodu jest faktura od opiekuna dziennego. Kwoty zwrotu FSA różnią się w zależności od wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie roku objętego planem.