Koszty operacyjne — zwane również kosztami operacyjnymi, kosztami powtarzalnymi, kosztami ogólnymi lub marżami operacyjnymi — to codzienne koszty prowadzenia firmy. Innym określeniem tych wydatków jest marża operacyjna, ponieważ to różnica między kosztami operacyjnymi firmy a jej dochodem brutto stanowi jej zysk. Koszty operacyjne są klasyfikowane jako stałe lub zmienne, a im większa liczba wydatków stałych, tym łatwiej ustalić miesięczny budżet biznesowy. Szczególnie w czasach, gdy raporty ekonomiczne i uznaniowe wydatki konsumentów są mniej korzystne, specjaliści biznesowi zalecają ustalenie budżetu i interwencje w celu zmniejszenia kosztów operacyjnych w celu zwiększenia zysków. Ponowna analiza wydatków, ocena metod biznesowych i staromodna dobra oszczędność to jedne z zaleceń dotyczących obniżenia kosztów operacyjnych.
Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć w celu zmniejszenia kosztów operacyjnych, jest przejrzenie wydatków operacyjnych jeden po drugim i ustalenie, czy dostępne są tańsze opcje. Powierzchnia biznesowa wynajęta dla badanej firmy powinna zostać oceniona w celu ustalenia, czy można wykorzystać mniejsze kwartały lub wynegocjować tańszą kwotę czynszu po zakończeniu obecnego najmu. W zależności od rodzaju działalności może być wymagane mniej miejsca, jeśli na miejscu znajduje się mniej zapasów. Zawarcie umowy wysyłkowej z firmą kurierską w celu dostarczenia dostaw w razie potrzeby może faktycznie obniżyć koszty operacyjne poprzez zmniejszenie wymaganej przestrzeni i roboczogodzin, które wcześniej poświęcano na księgowanie tych zapasów.
Eksperci biznesowi zalecają również ocenę wydatków na media w celu zmniejszenia kosztów operacyjnych. Porównanie usług telefonicznych firmy z usługami konkurencji może znaleźć tańsze plany połączeń lub plany telefoniczne. Większość firm elektrycznych oferuje uśredniony miesięczny koszt, który pozwala firmie obliczyć rachunki za energię elektryczną jako stały wydatek. Wskazówki dotyczące oszczędzania energii, takie jak wyłączanie nieużywanych świateł, instalowanie tańszego oświetlenia fluorescencyjnego, zmiana termostatu o kilka stopni lub eliminacja zbędnych urządzeń elektrycznych lub maszyn, to więcej sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych.
Zmniejszenie kosztów materiałów biurowych i zużycia papieru to kolejne kroki w kierunku obniżenia kosztów operacyjnych. Dokumenty wcześniej przechowywane w szafach na akta można teraz elektronicznie skanować i zapisywać w celu późniejszego odzyskania online lub z płyty DVD. Wiele faktur i rachunków od klientów i dostawców jest obecnie akceptowanych za pośrednictwem poczty elektronicznej, podobnie jak wiele rodzajów korespondencji z klientami. Wszystkie te interwencje oszczędzają czas, miejsce, opłaty pocztowe, koszty dostaw i roboczogodziny.
Inną metodą stosowaną w celu obniżenia kosztów operacyjnych jest ocena wykorzystania bankowości biznesowej. W zależności od specyfiki działalności i jej potrzeb finansowych, rozważenie innych opcji bankowych może obniżyć koszty operacyjne, szczególnie jeśli bank pobiera miesięczną opłatę za konto firmowe. Konkurencyjne banki, a zwłaszcza SKOK-i, często oferują bezpłatne usługi bankowości biznesowej. Płacenie rachunków online może również obniżyć koszty operacyjne, eliminując opłaty czekiem i opłaty pocztowe.