Logistyka to czynności, przez które przechodzi firma, aby przemieszczać towary przez różne punkty dystrybucji. Audyt frachtu umożliwia firmie badanie, dostosowywanie i weryfikację prawidłowości rachunków frachtowych. Proces ten rozpoczyna się od pobrania rachunków za fracht od dostawców; Pracownicy firmy wprowadzają następnie rachunki do komputerowego systemu księgowego. Księgowi sprawdzają każdy rachunek pod kątem takich pozycji, jak stawka milowa, opłaty za akcesoria i taryfy. Celem audytu frachtu jest zapewnienie ważności i dokładności każdego rachunku.
Wysyłka i fracht mogą być dużymi wydatkami dla niektórych firm. Transport towarowy ma największy wpływ na firmy z branży detalicznej lub gastronomicznej. Rosnące ceny ropy i gazu mogą również zwiększyć znaczenie audytu frachtu. Firmy często przenoszą koszty wysyłki i frachtu na klientów. Brak dokładnej ewidencji tych opłat może skutkować wyższymi kosztami bez wyrównania wzrostu cen w celu zapewnienia równych zysków.
Audyt frachtu może być procesem okresowego przeglądu. Księgowi mogą wyrywkowo sprawdzać kilka faktur każdego miesiąca, aby upewnić się, że nie występują żadne dodatkowe opłaty. Duże firmy często zatrudniają analityka frachtu lub logistyki. Ten pracownik jest pośrednikiem między firmami przewozowymi a firmą. Jego zadaniem jest wprowadzanie do systemu wszystkich faktur zatwierdzonych przez kierownictwo po ich otrzymaniu; faktury wątpliwe wymagają korekty przed wprowadzeniem ich do systemu.
Dostępne są trzy różne metody przechodzenia przez procedury audytu frachtu. Ręczne dopasowywanie wymaga od księgowych ręcznego sprawdzania każdej faktury pod kątem zidentyfikowanych pozycji. Oprogramowanie może być programowalne do zgłaszania wyjątków, gdy koszty frachtu przekraczają określony poziom. Outsourcing to trzecia opcja. Firmy mogą wynająć firmę zewnętrzną, która zajmie się fakturami za fracht i wysyłkę w celu wyszukania rozbieżności.
Kolejnym celem audytu frachtu jest upewnienie się, że firma otrzymuje wszystkie rabaty udzielane przez dostawców. Większość dostawców frachtu oferuje zniżki procentowe w przypadku określonych ilości przesyłek. Audyt frachtu gwarantuje, że żadne rachunki nie przejdą bez otrzymania odpowiedniego rabatu. Opłaty specjalne stosowane do rachunków frachtowych również podlegają weryfikacji. Księgowi muszą rozeznać, dlaczego są one na rachunku frachtowym i jak je zakodować w księdze głównej.
Skomputeryzowane systemy księgowe lub zarządzania są zwykle niezbędne w procesie audytu frachtu. Pozwala to na niemal natychmiastowe otrzymanie rachunków i faktur do wglądu. Księgowi mogą otrzymywać rachunki na czas, aby upewnić się, że firma nie płaci zbyt dużo pieniędzy przed sprawdzeniem rachunków za fracht.