Wiele organizacji i firm stosuje zasady zwrotu kosztów, aby spłacić pracowników, którzy wydają własne pieniądze na dostawy, rozrywkę partnerów biznesowych lub podróże służbowe. Większość firm ma standardowe zasady dotyczące zezwoleń, formularzy i ram czasowych. Firmy mogą również segregować zasady zwrotu kosztów w zależności od charakteru wydatku. Rodzaje zasad zwrotu kosztów obejmują szczegółowe wytyczne dotyczące charakteru wydatków, takie jak czesne, podróże, transport, zaopatrzenie lub opieka zdrowotna, a także proces zatwierdzania, który jest zgodny z systemem księgowym organizacji.
Organizacje często są zaniepokojone niewłaściwym stosowaniem zasad zwrotu kosztów i ustanawiają zasady mające na celu uniemożliwienie pracownikom żądania zwrotu kosztów niezwiązanych z pracą. Wielu pracowników musi uzyskać zgodę na wydatki, takie jak wstępne zatwierdzenie planów podróży lub kursów edukacyjnych. Działy księgowości często opracowują arkusze kalkulacyjne i formularze, które należy wypełnić, aby pracownik mógł ubiegać się o zwrot kosztów. Ponadto zwykle oczekuje się od pracowników, że będą zapisywać faktury, rachunki i paragony do przedłożenia wraz z dokumentacją dotyczącą zwrotu kosztów.
Zasady zwrotu kosztów podróży i rozrywki biznesowej są często bardzo szczegółowe i mogą określać zryczałtowane stawki za wydatki, takie jak posiłki, lub po prostu określać dzienny limit wydatków. Niektóre organizacje wymagają od pracowników zorganizowania podróży za pośrednictwem wewnętrznego lub zakontraktowanego biura podróży, które zgodnie z polityką firmy może być zobowiązane do wyszukiwania najbardziej ekonomicznych hoteli lub lotów. Niektóre zasady zwrotu kosztów podróży mogą również ograniczać zakup napojów alkoholowych, nawet jeśli koszt napoju mieści się w wytycznych budżetowych na posiłki.
Oprócz kosztów podróży i rozrywki biznesowej, inne rodzaje zasad zwrotu kosztów dotyczą samorozwoju pracowników. Na przykład firma, która ma program odnowy biologicznej, może również oferować polisę zwrotu kosztów opieki zdrowotnej, która pomaga im płacić za systemy odchudzania, członkostwo na siłowni, programy rzucania palenia i inne rodzaje usług zdrowotnych nieobjętych ubezpieczeniem. Wielu pracowników korzysta z firmowych zasad zwrotu czesnego, które mogą im również pomóc w opłaceniu szkoły. Wiele firm płaci za kontynuowanie zajęć edukacyjnych, ale może również zwrócić koszty kursów na poziomie college’u, jeśli pracownik jest w stanie wykazać, że udział w zajęciach poprawi jego wydajność w pracy.
Niektóre firmy usprawniają politykę refundacji, wydając niektórym pracownikom firmowe karty kredytowe lub obciążeniowe. Karty te mają być używane wyłącznie do wydatków służbowych i mogą pomóc zarówno firmie, jak i pracownikowi w śledzeniu wydatków i zwrotów, ponieważ wszystkie wydatki skończą się na jednym rachunku. Polityka korporacyjna zazwyczaj ogranicza korzystanie z tych kart do kadry kierowniczej i innych pracowników wysokiego szczebla, chociaż sprzedawcy lub inni pracownicy, którzy muszą regularnie podróżować lub bawić się, mogą również otrzymać karty firmowe. W niektórych przypadkach firma płaci bezpośrednio rachunki firmową kartą kredytową, podczas gdy inne mogą wymagać od pracownika zapłaty rachunku i zakończenia procesu zwrotu kosztów, tak jak w przypadku innych wydatków.