Przekroczenie kosztów odnosi się do sytuacji, w której projekt ponosi wydatki przekraczające przewidywane koszty określone w budżecie projektu. Gdy dojdzie do przekroczenia kosztów, oznacza to, że zespół pracujący nad projektem wydał wszystkie pieniądze przewidziane w budżecie na projekt. Projekt, który osiągnął przekroczenie kosztów, wymaga pieniędzy przekraczających pierwotny budżet, aby ukończyć pracę. Przekroczenia kosztów mogą mieć miejsce z różnych powodów, ale zazwyczaj można ich uniknąć dzięki starannemu planowaniu budżetu i planowaniu wydatków projektowych.
Gdy projekt przekracza budżet, może kosztować organizację więcej niż dodatkowe pieniądze. Przekroczenia kosztów w projekcie mogą powodować opóźnienia, podczas gdy kierownik projektu znajduje więcej pieniędzy na projekt. W najgorszym przypadku przekroczenie kosztów może doprowadzić do całkowitego zatrzymania projektu, jeśli nie ma pieniędzy na wyrównanie różnicy i sfinansowanie ukończenia projektu.
Przyczyny przekroczenia kosztów mogą obejmować słabą organizację, brak informacji lub wymagania klienta przekraczające to, co zaplanowano dla projektu. Słaba organizacja może wynikać ze złego planowania projektu lub braku doświadczenia w planowaniu danego typu projektu. Brak dokładnych informacji o projekcie może również wpływać na dokładność prognoz budżetowych. Jeśli kierownik projektu nie ma informacji potrzebnych do zaplanowania projektu, budżetowanie można określić na podstawie błędnych liczb pochodzących ze złych informacji. Nierzetelne informacje mogą powodować dodatkowe koszty, które sprawiają, że budżet nie wystarcza na ukończenie projektu.
Często przekroczenie kosztów może się zdarzyć, gdy klient prosi o pracę, która nie była pierwotnie planowana w projekcie. Dobrym przykładem może być właściciel domu, który składa wiele dodatkowych próśb wykonawcy bez dostosowania budżetu na projekt budowlany. Ponieważ dodatkowe materiały i robocizna kosztują, wszelkie dodatkowe żądania zwiększają koszty projektu. Te dodatkowe koszty mogą spowodować, że wykonawca przekroczy budżet, jeśli koszty dodatkowych wniosków nie zostaną dodane do pierwotnie przewidywanego budżetu.
Czasami przekroczenia kosztów zdarzają się przypadkowo. Ruch drogowy, wypadki i klęski żywiołowe mogą powodować szkody i opóźnienia, które zwiększają koszt projektu objętego budżetem. Najlepszym sposobem na uniknięcie opóźnień w pracy w wyniku przekroczenia budżetu jest odłożenie funduszy awaryjnych na projekt na wypadek, gdyby nieoczekiwane przeszkody spowodowały przekroczenie budżetu.