Budżetowanie kapitałowe to proces, w którym firmy oceniają duże projekty, które mogą być wartościowymi, długoterminowymi inwestycjami. Kroki w budżetowaniu kapitałowym przebiegają zgodnie z określonym procesem, aby firma mogła zapewnić każdemu możliwemu projektowi należytą uwagę. Najczęstsze kroki w budżetowaniu kapitałowym obejmują identyfikację i ocenę możliwości, przegląd przepływów pieniężnych z każdego projektu oraz wybór mieszanki kapitałowej do opłacenia wybranych projektów. Firma często realizuje każdy projekt, który zwiększa przychody, zyski i wartość dla akcjonariuszy. Dlatego budżetowanie kapitałowe jest procesem redukcyjnym, który pozwala biznesowi wybrać tylko te projekty, które zwiększają majątek firmy.
Identyfikacja i ocena możliwości jest punktem wyjścia do wszystkich etapów procesów budżetowania kapitałowego. Tutaj właściciele, dyrektorzy i menedżerowie znajdują nowe możliwości, w których firma może zwiększyć majątek akcjonariuszy. Po zidentyfikowaniu grupy nowych możliwości, każda z nich musi zostać oceniona. Ten proces określa, czy każdy projekt jest realistyczny, wykonalny, ma długoterminową rentowność i przez jakiś czas będzie wiarygodnym źródłem dochodu. Ostateczne projekty wybrane na tym etapie przechodzą następnie przez proces budżetowania kapitałowego; wszystkie inne są na razie odłożone na półkę.
Kolejne kroki w procesach budżetowania kapitałowego to przegląd przepływów pieniężnych z każdego projektu w grupie ostatecznej selekcji. Księgowi lub analitycy finansowi przyglądają się bieżącym warunkom ekonomicznym i szacują przepływy pieniężne dla każdego projektu w określonym przedziale czasu. Osoby te mogą następnie stworzyć górną i dolną granicę oczekiwań, przy założeniu, że warunki ekonomiczne mogą z czasem ulec poprawie lub pogorszeniu. W niektórych przypadkach liczba lat dla planowanych przepływów pieniężnych może wynosić trzy, pięć lub siedem, co jest powszechnym miernikiem, w którym firma woli otrzymywać spłatę pieniędzy wydanych na projekt. Wszystkie przepływy pieniężne muszą odbywać się w okresach rocznych.
Ostatnie kroki w budżetowaniu kapitałowym obejmują znalezienie takiej mieszanki kapitałowej, która pozwoli firmie zapłacić za projekt pieniędzmi innych osób. Różne atrybuty mieszanki kapitałowej obejmują różne pożyczki, obligacje i finansowanie kapitałowe, które pokrywa wszystkie koszty początkowe związane z projektem. Koszt kapitału dla tej kombinacji jest średnią wszystkich stóp procentowych dla różnych metod wykorzystywanych do zapłaty za projekt. Księgowi i analitycy finansowi porównują następnie przepływy pieniężne z kosztami rozpoczęcia działalności. Projekt, którego bieżąca wartość netto przyszłych przepływów pieniężnych jest większa niż koszty początkowe, jest zazwyczaj najlepszy.