Zwrot kosztów przez osobę trzecią to rekompensata za usługi świadczone przez osobę trzecią, a nie osobę otrzymującą usługi. Jest to najczęściej spotykane w kontekście opieki zdrowotnej, gdzie pacjent otrzymuje leczenie, a firma ubezpieczeniowa płaci usługodawcy. Zwrot kosztów przez stronę trzecią może być stosowany jako metoda płatności również w innych sytuacjach, zwykle według uznania osoby oferującej usługi. Ludzie mogą odmówić zaakceptowania tej metody rekompensaty lub mogą odmówić świadczenia usług w niektórych ustawieniach.
W przypadku zwrotu kosztów przez osobę trzecią, osoba otrzymuje usługę, a usługodawca obciąża osobę trzecią. Klient jest odpowiedzialny za dostarczenie informacji pomocnych w rozliczeniach, w tym nazwy strony trzeciej i innych istotnych informacji, takich jak numer identyfikacyjny ubezpieczenia. Strona trzecia zapłaci rachunek lub odmówi go, jeśli usługi nie są objęte. Jeśli rachunek zostanie odrzucony, usługodawca obciąży klienta. Rachunki można również wysyłać, gdy płatności są pokryte tylko częściowo.
Firmy ubezpieczeniowe korzystają z tego systemu, podobnie jak programy świadczeń rządowych. Niektórzy pracodawcy pozwalają swoim pracownikom na wystawianie rachunków za określone produkty i usługi w zamian za zwrot kosztów przez stronę trzecią. Pracodawca może na przykład zezwolić na wypożyczanie samochodów na polisie firmy. Samochód jest wypożyczany na nazwisko pracownika, ale pracodawca opłaca czynsz najmu, ubezpieczenie najmu oraz wszelkie inne koszty związane z najmem auta.
W niektórych przypadkach usługodawca opieki musi mieć wcześniejszą relację ze stroną zapewniającą zwrot kosztów. Firmy ubezpieczeniowe często korzystają na przykład z sieci lekarzy i innych świadczeniodawców opieki zdrowotnej. Oczekuje się, że ich klienci będą najpierw wypróbowywać tych usługodawców, szukając opieki. Jeśli spotkają się z lekarzem poza siecią, zwrot kosztów może nie być zapewniony lub może być znacznie niższy niż w innym przypadku. I odwrotnie, usługodawcy mogą odmówić przyjęcia zwrotu kosztów od osób trzecich od niektórych firm lub organizacji. Ludzie zwykle robią to, gdy obawiają się, że otrzymają zapłatę na czas.
Zwrot kosztów przez stronę trzecią może wymagać wcześniejszej akceptacji. Strona odpowiedzialna za płatności dokonuje przeglądu proponowanych produktów i usług w celu ustalenia, czy należy je objąć. Zazwyczaj polisy wyraźnie zabraniają refundacji niektórych rzeczy, takich jak planowe lub eksperymentalne procedury medyczne w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego. Ludzie zazwyczaj mogą uzyskać listę zatwierdzonych i niedozwolonych usług, dzięki czemu mogą odpowiednio zaplanować z wyprzedzeniem i uniknąć zaskoczenia niezapłaconym rachunkiem.