Rejestr aktywów jest narzędziem księgowym używanym do śledzenia aktywów indywidualnych lub organizacji. Istnieje kilka różnych stylów i odmian, a rejestr z konieczności będzie wyglądał inaczej w zależności od specyfiki nagrania. Najbardziej podstawowe przykłady to niewiele więcej niż dzienniki, które można zapisać na papierze lub w zeszycie. Bardziej wyrafinowane rejestry są przechowywane elektronicznie, często przy użyciu zaawansowanego oprogramowania śledzącego, które może uwzględniać takie rzeczy, jak wahania wartości w czasie i przewidywane zobowiązania podatkowe. Najpopularniejszym typem rejestru jest prawdopodobnie rejestr środków trwałych (FAR), który śledzi tylko środki trwałe. Alternatywą jest rejestr „bieżący”, który śledzi bardziej płynne aktywa, takie jak gotówka w kasie, które przychodzą i wychodzą z większą regularnością.
Zrozumienie środków trwałych
Środki trwałe są ogólnie definiowane jako aktywa, które nie są łatwe do zamiany na gotówkę. Do najczęstszych przykładów należą działki, budynki, maszyny i pojazdy. Zwykle obejmuje również własność intelektualną; dotyczy to aktywów, które nie są materialne, w tym patentów, praw autorskich, znaków towarowych i wartości firmy. Podczas gdy bieżący rejestr zawierałby takie pozycje, jak zapasy, aktywa opłacone z góry i gotówka w kasie, tylko aktywa, które są standardową częścią działań amortyzacyjnych organizacji, są uwzględnione w FAR.
Główny cel
Jednym z najważniejszych celów rejestru aktywów jest uproszczenie prowadzenia ewidencji. Dokument staje się punktem odniesienia do celów biznesowych i śledzenia aktywów, a także może być używany do celów amortyzacji. Kiedy organizacje obliczają amortyzację środków trwałych, rejestr jest aktualizowany. Oferuje pełną listę wszystkich aktywów w jednym miejscu, co zapewnia księgowym łatwy sposób na znalezienie informacji dotyczących aktywów i ich wartości.
Rejestry są również szczególnie pomocne, gdy firma nalicza amortyzację. Jest to standardowa część księgowości, w której część wartości każdego składnika aktywów jest rozliczana przez określony okres. Amortyzacja jest na ogół obliczana corocznie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych. FAR zawiera nazwę każdego składnika aktywów i jego wartość księgową. W rachunkowości „wartość księgowa” składnika aktywów to jego pierwotna wartość pomniejszona o całkowitą kwotę amortyzacji.
Śledzenie zasobów i inwentaryzacja
Wiele firm korzysta z rejestrów jako sposobu śledzenia zasobów w wielu działach i oddziałach. Organizacje od czasu do czasu przeprowadzają inwentaryzację, aby zweryfikować istnienie wszystkich aktywów i zachować główną listę tego, co jest przechowywane i gdzie. W idealnym przypadku rejestr powinien zawierać wszystkie aktywa będące w posiadaniu firmy. W większości przypadków pracownik dopasowuje każdą pozycję w rejestrze do faktycznie posiadanego mienia.
Przydatność do audytu
Audytorzy korzystają również z tych rejestrów w ramach standardowych procedur audytu. W organizacjach ważne jest, aby rejestr był całkowicie dokładny. Audytorzy weryfikują istnienie aktywów metodami losowymi. Kiedy to nastąpi, audytor wybiera zasób z listy i fizycznie sprawdza zasób. Ten proces weryfikacji służy do zapewnienia dokładności ksiąg rachunkowych organizacji.
Podstawy tworzenia
Przy początkowym tworzeniu rejestrów organizacje zazwyczaj stosują podejście systematyczne, z aktywami wymienionymi w kolejności alfabetycznej lub, być może, według lokalizacji. Niezależnie od wybranej metody, często wymagany jest system etykietowania. Obejmuje to oznaczanie zasobów czytelnymi numerami. Numery te są również wymienione w rejestrze, aby ułatwić określenie fizycznej lokalizacji aktywów. Gdy firmy posiadają dużą liczbę różnych aktywów, oznaczanie aktywów ma kluczowe znaczenie w procesach weryfikacji aktywów.
Większość organizacji korzysta z oprogramowania zaprojektowanego specjalnie do śledzenia zasobów. Oprogramowanie pomaga uporządkować listę aktywów i jest tworzone w unikalny sposób, aby umożliwić księgowym śledzenie każdej pozycji i wartości każdego z nich. Inne organizacje śledzą mienie za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub szablonu rejestru aktywów.