Η εκπαίδευση προσωπικού βοηθού είναι διαθέσιμη από ένα ευρύ φάσμα κολλεγίων κοινότητας και καριέρας. Αυτό το πρόγραμμα διατίθεται σε δύο διαφορετικά πακέτα: ειδική εκπαίδευση προσωπικού βοηθού ή πρόγραμμα διοικητικού βοηθού με επιπλέον μαθήματα κατάρτισης προσωπικού βοηθού. Ένας προσωπικός βοηθός συνήθως εργάζεται για ένα εκτελεστικό ή ανώτερο διευθυντή μιας μεγάλης εταιρείας. Σε αυτό το ρόλο, είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του προγράμματος και της αλληλογραφίας για το στέλεχος.
Τα ειδικά προγράμματα εκπαίδευσης προσωπικού βοηθού είναι συνήθως 12 έως 18 μηνών. Αυτά τα προγράμματα επικεντρώνονται σε ένα συνδυασμό δεξιοτήτων πληροφορικής, επίλυσης συγκρούσεων, διαπροσωπικών και επικοινωνιακών δεξιοτήτων. Σχεδόν όλοι οι προσωπικοί βοηθοί αναμένεται να έχουν έγκυρες άδειες οδήγησης, αλλά αυτή η εκπαίδευση συνήθως δεν περιλαμβάνεται σε πρόγραμμα εκπαίδευσης κολλεγίων. Οι δεξιότητες υπολογιστών που παρέχονται περιλαμβάνουν τη χρήση όλων των τυπικών λογισμικών παραγωγικότητας γραφείου, καθώς και προγράμματα διαχείρισης προγραμμάτων και συναφών συσκευών.
Η επίλυση συγκρούσεων και οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι μια πολύ σημαντική πτυχή αυτής της εργασίας. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι ο προσωπικός βοηθός ενεργεί για λογαριασμό του στελέχους. Πρέπει να είναι σε θέση να επιλύει προβλήματα, να μοιράζεται πληροφορίες και να διαχειρίζεται σχέσεις με τρόπο που να αντανακλά θετικά το στέλεχος, ενώ επιτυγχάνει τον πρωταρχικό στόχο. Για παράδειγμα, πολλά στελέχη θα μεταφέρουν ένα ζήτημα ή πρόβλημα στο προσωπικό στέλεχος με οδηγίες για “διόρθωση”.
Τα μαθήματα προσωπικού βοηθού που αποτελούν μέρος ενός προγράμματος διοικητικού βοηθού είναι συνήθως τρία ή τέσσερα μαθήματα που επικεντρώνονται στην επικοινωνία, τις διαπροσωπικές δεξιότητες και τη διακριτικότητα. Αυτός ο τύπος εκπαίδευσης προσωπικού βοηθού προϋποθέτει ότι αυτές οι εργασίες αποτελούν μια δευτερεύουσα πτυχή της θέσης διοικητικού βοηθού. Κοιτάξτε το βάθος του υλικού που παρουσιάζεται σε αυτά τα μαθήματα αναθεωρώντας την περιγραφή του μαθήματος. Είναι αδύνατο να γνωρίζετε εκ των προτέρων τι είδους θέσεις εργασίας θα σας είναι διαθέσιμες, οπότε είναι σημαντικό να μάθετε όσο το δυνατόν περισσότερες σχετικές δεξιότητες.
Οι άνθρωποι που αναφέρουν τη μεγαλύτερη ικανοποίηση από τα προγράμματα κατάρτισης προσωπικών βοηθών έχουν στο μυαλό τους ένα σαφές σχέδιο καριέρας και κατανοούν ότι ο πρωταρχικός σκοπός αυτού του ρόλου είναι να υποστηρίξει το στέλεχος. Τούτου λεχθέντος, αυτή η καριέρα συχνά απεικονίζεται στα μέσα μαζικής ενημέρωσης ως κάπως χαμηλότερη κατάταξη από έναν διοικητικό βοηθό. Στην πραγματικότητα, λόγω του αυξανόμενου αριθμού επαγγελματιών γυναικών που ανεβαίνουν σε βαθμούς στελεχών, η προσωπική βοηθός παίζει όλο και πιο σημαντικό ρόλο.
Το προσωπικό υποστήριξης ενός στελέχους είναι ζωτικής σημασίας για την ικανότητα αυτού του ατόμου να επιτύχει τις απαιτήσεις της θέσης. Ο επαγγελματισμός, η ικανότητα και η αφοσίωση απαιτούνται σε αυτόν τον σημαντικό ρόλο. Η διαχείριση του χρονοδιαγράμματος, η διασφάλιση ότι όλη η αλληλογραφία απαντάται σωστά και η διασφάλιση ότι το στέλεχος έχει τα σωστά υλικά για κάθε συνάντηση είναι ζωτικής σημασίας σε θέσεις υψηλής πίεσης.