Oprogramowanie do obrazowania dokumentów to aplikacja używana do zarządzania dokumentami do konwersji dokumentów papierowych na format cyfrowy. Skanery są używane do wprowadzania informacji o dokumentach, a następnie oprogramowanie do obrazowania dokumentów zazwyczaj nadaje im nazwy i zapisuje, wykorzystuje optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), aby umożliwić ich wyszukiwanie i edycję, a także je archiwizuje. Oprogramowanie do obrazowania dokumentów można zintegrować z wielofunkcyjnymi urządzeniami peryferyjnymi (MFP), dzięki czemu oprogramowanie może obsługiwać dokumenty podczas ich skanowania.
Często oprogramowanie do obrazowania dokumentów zawiera wbudowane funkcje usprawniające i sterujące edycją przechowywanych dokumentów. Niektóre aplikacje oferują możliwość wyewidencjonowania dokumentu, aby upewnić się, że tylko jeden użytkownik może edytować dokument na raz. Oprogramowanie może również ułatwić procesy zatwierdzania, dzięki czemu zmiany nie są stosowane do dokumentów, dopóki nie zatwierdzą ich określeni administratorzy.
Oprogramowanie zwykle ma własny graficzny interfejs użytkownika do przechowywania i lokalizacji plików. Interfejsy mogą zawierać funkcje „przeciągnij i upuść”, a czasami zawierają wyszukiwarki podobne do tych, które są używane do przeszukiwania Internetu, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko i łatwo lokalizować pliki. Dokumenty przechowywane w oprogramowaniu można drukować, wysyłać pocztą elektroniczną i faksować cyfrowo. Niektóre programy pozwalają użytkownikom dodawać adnotacje do dokumentów za pomocą wbudowanych funkcji komentowania.
Oprogramowanie do obrazowania dokumentów często zawiera możliwość integracji dokumentów z innymi programami. Dokumenty można zapisywać w przenośnych formatach dokumentów (PDF) i formatach zgodnych z Microsoft® Office, a obrazy można eksportować w formatach takich jak jpeg i tiff. Dane można również kopiować i wklejać do dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych.
Wiele firm korzysta z oprogramowania do obrazowania dokumentów ze względu na swoje funkcje bezpieczeństwa. Użytkownikom można przyznawać lub odmawiać dostępu do niektórych plików na podstawie poziomu uprawnień użytkownika, a pliki można blokować do edycji lub edycje mogą wymagać zatwierdzenia przed zastosowaniem do dokumentów. Oprócz zapewniania bezpieczeństwa poprzez kontrolę dostępu do dokumentów i ich zmiany, oprogramowanie do obrazowania dokumentów zapewnia bezpieczeństwo biznesowe, ponieważ pliki cyfrowe, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych, można łatwo i regularnie tworzyć kopie zapasowe. Dzięki temu firmy mogą chronić dokumenty w przypadku katastroficznych zdarzeń, takich jak pożar czy powódź.
Oprogramowanie do obrazowania cyfrowego ma również kilka innych zalet. Oprócz zapewniania większego bezpieczeństwa pliki cyfrowe oszczędzają miejsce na dysku. Pliki komputerowe są łatwiej dostępne i łatwiejsze do udostępniania niż dokumenty papierowe, zwłaszcza w przypadku dużych, rozproszonych grup roboczych. Oprogramowanie, które zawiera funkcje automatycznego archiwizowania, może również obniżyć koszty administracyjne. Ponieważ większość dokumentów jest ostatecznie wykorzystywana elektronicznie, archiwizacja i przechowywanie ich w formacie elektronicznym zapewnia ciągłość, konsolidację przepływów pracy i oszczędność czasu.