Programy serwera faksów typu open source zostały stworzone, aby pomóc firmom śledzić wykorzystanie faksu i znacznie ułatwić wysyłanie i odbieranie faksów, przechowując wszystko na komputerze. Prawdziwe serwery faksowe wymagają do działania serwerów sprzętowych, ale serwer faksowy typu open source eliminuje tę potrzebę, wirtualizując wszystkie usługi i pozostawiając tylko miejsce na dysku twardym jako potrzebne. Oprócz wirtualizacji, najlepszy serwer faksów będzie mógł łączyć się z bazami danych w celu przechowywania danych i będzie mógł kierować przychodzące faksy do odpowiednich użytkowników. Będzie również mógł blokować niektóre numery telefonów, takie jak numery alarmowe, dzięki czemu nie marnujesz czasu ani pieniędzy.
Jednym z wielu zadań dobrego serwera faksowego typu open source jest wirtualizacja wszystkich usług. Prawdziwy serwer faksów wymaga komputera serwerowego, oprogramowania serwerowego, dużej ilości zasobów i kabli telefonicznych. Zwirtualizowany serwer faksów wymaga tylko miejsca na dysku twardym, chociaż niektóre mogą wymagać kabla telefonicznego, w zależności od modelu. Zwirtualizowane programy mogą zaoszczędzić firmie pieniądze, ponieważ potrzeba mniej zasobów i sprzętu, co ułatwia ich uruchamianie i konserwację.
Większość klientów korzystających z serwerów faksowych typu open source potrzebuje serwerów faksowych, ponieważ odbierają lub wysyłają ogromną liczbę faksów. Aby sprostać tej potrzebie i pomóc w przechowywaniu wszystkich przychodzących i wychodzących faksów, serwer faksów typu open source powinien mieć możliwość łączenia się z bazą danych. W ten sposób baza danych może przechowywać wszystkie informacje bez konieczności ręcznego zapisywania dokumentów przez użytkownika.
Gdy serwer faksów typu open source odbiera faks, może wykonać jedną z dwóch rzeczy. Może zapisywać wszystkie faksy w dużej skrzynce odbiorczej, dopóki użytkownik ich nie otworzy, lub może skierować faks do odpowiedniego użytkownika. Przekierowanie faksu do właściwego użytkownika zwykle wymaga trochę wstępnej pracy lub programowania, ale zwiększy to wydajność serwera faksów i zapewni, że każdy użytkownik otrzyma swój faks zaraz po jego odebraniu.
Niektóre serwery faksowe typu open source, podobnie jak zwykłe faksy, mogą przypadkowo dzwonić pod numery, takie jak 911 i inne numery alarmowe. To kosztuje firmę, ponieważ te usługi zwykle pobierają opłaty za niepotrzebne połączenia, nawet jeśli firma nie miała zamiaru wykonać połączenia. Możliwość zablokowania tych numerów — i innych numerów telefonów, które nie sprzyjają środowisku pracy — zapewni, że faks będzie używany wyłącznie do celów biznesowych.