Formatowanie dokumentów może czasami być bardzo przejrzyste dla użytkownika, a innym razem może być bardzo frustrujące. Jednym ze sposobów uzyskania dobrych wyników formatowania przy minimalnym wysiłku jest bardzo dobra znajomość używanego programu. Kolejną wskazówką jest, aby formatowanie było jak najprostsze i wykraczało poza podstawową funkcjonalność dostępnych narzędzi, aby można było w pełni wykorzystać ich potencjał. Znajomość celu sformatowanego dokumentu, niezależnie od tego, czy jest to drukarka, urządzenie przenośne czy strona internetowa, może pomóc w uniknięciu mechanizmów formatowania dokumentu, które mogą nie zostać przetłumaczone na nośnik końcowy. Zrozumienie aspektów, w jaki sposób dokument będzie używany, może pomóc w zdefiniowaniu obiektów, takich jak obrazy, tak aby wyglądał profesjonalnie i miał doskonałą jakość podczas wyprowadzania dokumentu.
Wiedza o tym, jak działa oprogramowanie do edycji dokumentów, jest niezbędna do używania nawet umiarkowanego formatowania dokumentów. To, co może wydawać się prostym zestawem narzędzi, może stać się coraz bardziej złożone, ponieważ ich interakcje z tekstem i sobą nawzajem zaczynają przynosić nieprzewidywalne rezultaty. Zawijanie tekstu, łamanie wierszy, warstwy i wstawiane obiekty, takie jak komórki arkusza kalkulacyjnego, mogą zostać odrzucone przez określone style lub elementy. Formatowanie może nawet wydawać się idealne, dopóki nie zostanie wyeksportowane lub wysłane do drukarki. Wiedza o tym, jak i dlaczego program działa tak, jak działa, może wyeliminować wiele z tej frustracji.
Ważne jest, aby zaprojektować formatowanie dokumentu z myślą o efekcie końcowym. Używanie kolorowych clipartów w dokumentach, które będą drukowane w czerni i bieli, nie ma większego sensu. Niektóre złożone formatowanie, zwłaszcza obiekty połączone między pakietami biurowymi, mogą nie być dobrze tłumaczone na plik HTML (HyperText Markup Language). Książki elektroniczne, raporty lub broszury promocyjne mają określone wymagania dotyczące ich formatowania, które mogą zmienić ilość treści i charakter projektu. Korzystanie z szablonów lub wykreślanie układu dokumentu przed rozpoczęciem może zaoszczędzić czas i zapobiec problemom.
Najczęściej najskuteczniejsze jest proste formatowanie dokumentów. Złożone układy zawierające ramki lub tabele zagnieżdżone w innych tabelach mogą nie być poprawnie renderowane przez inne urządzenie lub program. Podobnie, nigdy nie jest dobrym pomysłem używanie pojedynczych przestrzeni do formatowania. Narzędzia do formatowania w edytorze powinny być używane, ponieważ były przeznaczone do formatowania, bez skrótów, aby zapewnić największą szansę na bezbłędny wydruk.
Opracowywanie formatowania dokumentu i treści musi iść w parze, chociaż należy je osobno wykreślić przed przejściem do edytora. Tworzenie formatowania w locie może spowodować, że użytkownik straci z oczu większy projekt. Próba utworzenia treści dla formatu podczas przeskakiwania z jednego elementu do drugiego może prowadzić do błędów lub przerw w formatowaniu. Dzięki solidnemu planowi formatowania i zawartości dokumentów z wyprzedzeniem, ostateczny wynik można osiągnąć przy minimalnych problemach.