Proces komunikacji to sekwencja zdarzeń, w której nadawca przesyła wiadomość do odbiorcy. Wiadomość może być werbalna lub niewerbalna, o ile odbiorca jest w stanie ją zrozumieć. Proces składa się z kilku etapów: kodowanie, medium transmisji, dekodowanie i sprzężenie zwrotne. Nadawca wybiera format wiadomości, „koduje” ją do tej postaci, a następnie wybiera i wykorzystuje medium, czyli metodę transmisji. Gdy odbiorca otrzyma wiadomość, jest ona „odszyfrowywana” i pojawia się informacja zwrotna.
Niezbędne elementy, które muszą być obecne, aby proces komunikacji mógł zaistnieć, to nadawca, odbiorca i wiadomość. Nadawca to osoba lub grupa, która musi przekazywać informacje i przekazuje wiadomość. Wiadomość może przybierać różne formy, takie jak pismo, obrazy, gesty lub mowa. Aby komunikacja miała miejsce, ważne jest, aby przekaz był łatwy do zrozumienia. Odbiorca to osoba lub grupa, która otrzymuje wiadomość, rozumie ją i odpowiada w razie potrzeby.
Pierwszym krokiem w procesie komunikacji jest kodowanie. To wtedy wiadomość przekształca się z myśli w czyimś umyśle w formę zrozumiałą dla innych. Wiadomość może być spisana, wypowiedziana, a nawet przybrać formę niewerbalną lub bezsłowną, taką jak gesty lub obraz. Zakodowana wiadomość powinna mieć formę gotową do przyjęcia i zrozumienia.
Po przygotowaniu wiadomości do transmisji należy ją wysłać. Ta część procesu komunikacji nazywana jest medium transmisji. Na tym etapie nadawca wybiera najlepszą metodę wysłania wiadomości i przesyła ją. Na przykład wiadomość pisemna może mieć formę wiadomości e-mail lub raportu biznesowego, który jest drukowany i dostarczany ręcznie. Komunikatem werbalnym może być rozmowa telefoniczna lub przemówienie wygłoszone przed publicznością, a komunikat niewerbalny, taki jak obraz, może być przekazany poprzez umieszczenie go w Internecie lub powieszenie w muzeum.
Po przesłaniu wiadomości kolejny krok w procesie komunikacji wymaga dekodowania. Dzieje się tak, gdy odbiorca otrzyma wiadomość, przeanalizuje ją i zinterpretuje przy użyciu wcześniejszej wiedzy i doświadczenia. W ten sposób odbiorca rozwija rozumienie znaczenia komunikatu, które częściowo opiera się na jego własnym pochodzeniu. Wreszcie, informacja zwrotna to ostatnia część procesu, w której odbiorca odpowiada na wiadomość, tym samym wskazując na zrozumienie.