Ένα επιχειρησιακό σύστημα προγραμματισμού πόρων (ERP) είναι ένα μεγάλο ολοκληρωμένο σύστημα υπολογιστών που μια εταιρεία θα εφαρμόσει για να βοηθήσει στην εκτέλεση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Οι βέλτιστες πρακτικές ERP είναι οι συγκεκριμένοι κανόνες ή κατευθυντήριες γραμμές – είτε επίσημοι είτε ανεπίσημοι – οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων θα επιτρέψουν να υπαγορεύσουν τη διαδικασία ERP. Οι εταιρείες μπορούν να καθορίσουν τις βέλτιστες πρακτικές του οργανισμού τους στην επιχειρηματική αποστολή ή την εταιρική διακυβέρνηση. Αυτές οι πρακτικές θεωρούνται σταθερά καλύτερες από άλλες και έχουν πολύ καλύτερα αποτελέσματα όταν εφαρμόζονται στα καθήκοντα και τις δραστηριότητες της εταιρείας.
Ενώ οι μεγαλύτερες εταιρείες είναι συχνά οι κύριοι χρήστες συστημάτων ERP, το μειούμενο κόστος της επιχειρηματικής τεχνολογίας επιτρέπει σε εταιρείες όλων των μεγεθών να επωφεληθούν από αυτό το σύστημα. Μεταξύ των πιο κοινών βέλτιστων πρακτικών ERP είναι η εφαρμογή της τεχνολογίας σε όλες τις πτυχές μιας εταιρείας. Η τεχνολογία επιτρέπει στις εταιρείες να συλλέγουν δεδομένα και πληροφορίες από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές, γεγονός που επιτρέπει στους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές των επιχειρήσεων τις καλύτερες πληροφορίες κατά τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων. Οι εταιρείες δεν πρέπει να φοβούνται την τεχνολογία, καθώς συχνά τους επιτρέπει να δημιουργούν πιο αποτελεσματικές και αποδοτικές επιχειρηματικές διαδικασίες.
Η εφαρμογή ERP μπορεί να είναι μια κάπως δύσκολη διαδικασία, ανάλογα με το μέγεθος και το εύρος των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας. Οι βέλτιστες πρακτικές ERP ξεκινούν δημιουργώντας ένα σχέδιο υλοποίησης για την τοποθέτηση των τεχνολογικών στοιχείων σε όλες τις πτυχές της εταιρείας. Επειδή ένα σύστημα ERP θα αντικαθιστά συχνότερα μια προηγούμενη εφαρμογή ή σύστημα υπολογιστή, μια αλλαγή μπορεί σίγουρα να δυσκολέψει τη συνέχιση των λειτουργιών χωρίς να προκαλέσει μεγάλες διαταραχές. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια ομάδα διαχείρισης αλλαγών για να λειτουργήσουν σε αυτήν τη διαδικασία. Αυτή η ομάδα θα επικεντρωθεί αποκλειστικά στην εφαρμογή και στη συνέχεια θα εργαστεί για τη βελτίωση των λειτουργιών μόλις εγκατασταθεί.
Τα συστήματα ERP προσφέρουν στις εταιρείες τη δυνατότητα να προσαρμόσουν τις μεμονωμένες μονάδες ή εφαρμογές του πακέτου λογισμικού. Οι ενότητες ενδέχεται να περιλαμβάνουν ναυτιλία, αγορές, λογιστική και χρηματοδότηση, τεχνολογία πληροφοριών και πωλήσεις και μάρκετινγκ, μεταξύ άλλων. Αντί να χρησιμοποιούν την τυπική έκδοση ERP κόπτη cookie, οι εταιρείες θα πρέπει να προσαρμόζουν το σύστημα όσο το δυνατόν περισσότερο. Η προσαρμογή επιτρέπει στις εταιρείες να αναπτύξουν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μέσω της επιχειρηματικής τεχνολογίας. Ουσιαστικά, η χρήση βέλτιστων πρακτικών ERP μπορεί να οδηγήσει στην ανάπτυξη τυπικών λειτουργιών ή διαδικασιών που δεν αναπαράγονται εύκολα από τους ανταγωνιστές, ακόμη και αν η εταιρεία χρησιμοποιεί ένα τυπικό σύστημα ERP.
Η εκπαίδευση των εργαζομένων είναι μια άλλη πτυχή των βέλτιστων πρακτικών ERP. Ενώ μπορεί να είναι δύσκολο να το πιστέψουμε, υπάρχουν άτομα στο επιχειρηματικό περιβάλλον που δεν λειτουργούν ή δεν μπορούν να λειτουργήσουν αντικείμενα επιχειρηματικής τεχνολογίας. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους για τον τρόπο χρήσης του συστήματος, προκειμένου να μεγιστοποιήσουν τα οφέλη που προσφέρει στην εταιρεία. Η εκπαίδευση των εργαζομένων θα οδηγήσει επίσης σε πιο εξειδικευμένους εργαζόμενους στην εταιρεία, προωθώντας το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα της εταιρείας.
SmartAsset.