W oficjalnym pisaniu listów zwyczajowo dołącza się powitanie, zwane pozdrowieniem. W standardowym liście biznesowym zwykle pojawia się dwa wiersze poniżej adresu odbiorcy, jeśli taki jest uwzględniony. W przeciwnym razie powitanie zaczyna się w prawym górnym rogu litery. Właściwe pozdrowienie dla oficjalnego listu zazwyczaj zaczyna się od słowa „Dear”, po którym następuje tytuł i imię adresata listu: „Dear Mr. Smith” lub „Dear Professor Jones”.
Niektóre listy biznesowe lub formalne całkowicie pomijają słowo „Kochanie” i zaczynają się tylko od imienia i nazwiska odbiorcy. Po nim może występować przecinek, średnik, a nawet myślnik. Chodzi o to, aby wiadomość trafiła do właściwego odbiorcy i aby nadać jej ogólny ton. Niektórzy współcześni autorzy listów mogą całkowicie pominąć powitanie, zwłaszcza w przypadku korzystania z komunikacji elektronicznej o ograniczonej przepustowości.
Nieformalny list może zawierać nieformalne pozdrowienie, takie jak cześć, hej, hej tam, lub co się dzieje? Korespondencja e-mailowa może być szczególnie nieformalna, ponieważ początkowa wiadomość nadawcy zawiera bardziej formalne powitanie, takie jak „Witaj panie Jones”, a kolejne odpowiedzi całkowicie je pomijają.
Niektórzy pisarze, którzy nie znają konkretnego nazwiska lub tytułu adresata, mogą używać bardziej ogólnych zwrotów grzecznościowych, takich jak „Kogo to może dotyczyć” lub „Szanowny Panie lub Pani”, chociaż eksperci od etykiety biznesowej zdecydowanie zalecają wcześniejsze uzyskanie konkretnych danych kontaktowych. uciekając się do takiego ogólnego powitania. Nawet ogólne powitanie, takie jak „Drogi przedstawicielu działu obsługi klienta”, można uznać za ulepszenie w porównaniu z „Kogo to może dotyczyć”.
Właściwe pozdrowienie powinno odpowiadać stopniowi zażyłości między nadawcą a odbiorcą. Na przykład oficjalny list do prezydenta Stanów Zjednoczonych powinien otwierać się słowami „Drogi Panie Prezydencie”, a nie „Hello Barack” lub „Hej Prez”. Istnieją podręczniki zawierające odpowiednie pozdrowienia dla dygnitarzy, przywódców politycznych, celebrytów, osobistości religijnych i innych profesjonalistów, więc autor listów powinien upewnić się, że użyje odpowiedniego pozdrowienia na odpowiednią okazję.
Powitanie otwierające list biznesowy powinno również pasować do tonu i formalności zakończenia. Tradycyjne „Z poważaniem” lub „Z najserdeczniejszymi pozdrowieniami” może wydawać się nieco nudne lub przestarzałe w nowoczesnym liście biznesowym, ale użycie takiej linii końcowej pomaga spersonalizować przekaz. Zakończenie listu reklamacyjnego słowem „Z szacunkiem” może przywrócić poczucie uprzejmości w procesie, podczas gdy zakończenie listu motywacyjnego słowem „Oczekiwanie na odpowiedź w odpowiednim czasie” świadczy o zainteresowaniu i inicjatywie.
Użycie formalnego zwrotu grzecznościowego może nie być tak istotne w wielu nowoczesnych komunikatach, ale pomaga odbiorcę przejść do reszty listu i nadaje ton jako formalny lub nieformalny.