Σήμερα, οι μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις μερικές φορές χρησιμοποιούν προμηθευτές εξωτερικής ανάθεσης προκειμένου να διαχειριστούν την εταιρεία με τρόπο πιο αποδοτικό και οικονομικά αποδοτικό. Υπάρχει μια σειρά από λειτουργίες που μπορούν να ανατεθούν με επιτυχία, συμπεριλαμβανομένης της μισθοδοσίας, της γενικής λογιστικής, των τεχνολογικών υπηρεσιών, ακόμη και των δημοσίων σχέσεων. Η εύρεση των κατάλληλων προμηθευτών είναι σημαντική για να βεβαιωθείτε ότι αυτές οι σημαντικές λειτουργίες εκτελούνται με τρόπο που θα ωφελήσει την εταιρεία σας, αντί να δημιουργήσετε περισσότερα προβλήματα από όσα λύνουν.
Η πρώτη σας εργασία στον εντοπισμό των σωστών προμηθευτών εξωτερικής ανάθεσης είναι να κάνετε στον εαυτό σας μερικές βασικές ερωτήσεις. Πρώτον, γιατί να αναθέσετε εξωτερική ανάθεση; Συχνά, ο λόγος είναι επειδή έχετε περιορισμένους πόρους για την επιχείρηση και πρέπει να κρατήσετε τα έξοδα όσο το δυνατόν χαμηλότερα. Το κόστος χρήσης προμηθευτών για κάποιες από τις ανάγκες σας είναι συνήθως πολύ χαμηλότερο από τους μισθούς και τις παροχές που θα πληρώνατε για να έχετε προσωπικό πλήρους απασχόλησης για τις ίδιες λειτουργίες.
Στη συνέχεια, κάντε μια λίστα με αυτά που χρειάζεστε για να επιτευχθούν. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δείτε σε εξωτερικούς προμηθευτές για τη διαχείριση της μισθοδοσίας σας, καθορίστε τι θα χρειαστεί να κάνετε ως μέρος αυτού του έργου. Όλοι οι υπάλληλοί σας αμείβονται εβδομαδιαία, δύο φορές την εβδομάδα ή μηνιαία; Έχετε ωρομίσθιους αλλά και μισθωτούς υπαλλήλους; Θέλετε η υπηρεσία να χειρίζεται όλες τις παρακρατήσεις και την αναφορά στην κατάλληλη φορολογική υπηρεσία; Γνωρίζοντας τι θέλετε να κάνει ο προμηθευτής θα διευκολύνει τον εντοπισμό πιθανών συνεργατών προμηθευτών που μπορούν να διαχειριστούν όλες τις εργασίες χωρίς ιδιαίτερο πρόβλημα.
Μόλις μάθετε γιατί θέλετε να αναθέσετε σε τρίτους και τι πρέπει να κάνετε ως μέρος του έργου εξωτερικής ανάθεσης, είστε έτοιμοι να αξιολογήσετε συγκεκριμένους προμηθευτές. Αυτό συχνά ξεκινά ζητώντας εισαγωγικά ή προτάσεις για τις υπηρεσίες τους. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να υποβάλετε ένα συγκεκριμένο αίτημα πρότασης ή RFP, σε κάθε πιθανό συνεργάτη. Συμπεριλάβετε μια συγκεκριμένη μορφή για την απάντηση. Με αυτόν τον τρόπο θα γίνει πολύ πιο εύκολη η διαδικασία σύγκρισης των πλεονεκτημάτων και της τιμολόγησης κάθε δυνητικού προμηθευτή.
Μαζί με τη λήψη πληροφοριών σχετικά με τις τιμές και τις υπηρεσίες υποστήριξης, μπορεί επίσης να θέλετε να λάβετε αναφορές για κάθε έναν από τους προμηθευτές εξωτερικής ανάθεσης που θεωρείτε. Ενώ ένα πρόγραμμα μπορεί να φαίνεται πολύ καλό σε χαρτί, θέλετε να είστε σίγουροι ότι ένας συγκεκριμένος προμηθευτής όντως εκπληρώνει αυτές τις υποσχέσεις. Μιλήστε με άλλους που έχουν χρησιμοποιήσει τον προμηθευτή και ρωτήστε αν το προσωπικό τους είναι πάντα επαγγελματικό, αν εκτελούν τις εργασίες εγκαίρως και πόσο αποτελεσματικά αντιμετωπίζουν κάθε είδους κατάσταση έκτακτης ανάγκης που προκύπτει.
Μόνο αφού έχετε αξιολογήσει κάθε έναν από τους προμηθευτές εξωτερικής ανάθεσης στη λίστα σας και έχετε επιλέξει τον προμηθευτή που ικανοποιεί τις ανάγκες σας, θα πρέπει να εξετάσετε την υπογραφή συμφωνίας. Διαβάστε όλους τους όρους και τις προϋποθέσεις πριν υπογράψετε οτιδήποτε. Κάντε ερωτήσεις εάν υπάρχει ρήτρα ή ενότητα που δεν καταλαβαίνετε. Αφού βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εντάξει, κάντε τη δέσμευση και ξεκουραστείτε εύκολα ότι οι εργασίες που έχετε αναθέσει στον προμηθευτή αντιμετωπίζονται με προσοχή και αποτελεσματικότητα.
SmartAsset.