Umowa cateringowa to formularz podpisany pomiędzy zleceniodawcą a firmą świadczącą usługi cateringowe. Zwykle zawiera szczegółowe informacje o tym, jakie jedzenie i napoje będą serwowane, a także o czasie wydarzenia i jak długo będą dostępne posiłki i napoje. Zazwyczaj określane są również umowy pieniężne.
Obie strony zazwyczaj współpracują ze sobą w celu sporządzenia umowy. Wiele umów jest pisanych przez jedną stronę i podpisywanych przez drugą, podczas gdy umowa cateringowa jest w dużej mierze wspólną umową dostawcy dotyczącą dostarczenia wydarzenia lub spotkania z zamówionymi usługami. W umowie określono szczegóły funkcji, takie jak rodzaj wydarzenia, miejsce, data, godzina i inne istotne informacje.
Umowa często zawiera szczegółowe informacje na temat tego, co ma być podane, od przystawek i dania głównego po zupy, sałatki i desery. Określi również, czy posiłek będzie serwowany na siedząco, czy w formie bufetu, a także wskaże, czy firma cateringowa zapewni tace z jedzeniem krążącym w tłumie.
Firma cateringowa może, ale nie musi, zapewnić alkohol i napoje na imprezę oraz jedzenie. Często podaje się konkretne prośby o napoje wraz z ilością butelek, puszek lub pojemników. Ponadto mogą obowiązywać inne opłaty za mieszanie lub korkowanie, a firma może zaopatrywać barmana lub nie. Jeżeli catering nie zapewnia napojów, może to być również wskazane w umowie cateringowej.
Umowa cateringowa będzie zawierać nie tylko wyżywienie, ale także koszty, które zobowiąże się ponieść organizujący imprezę; to jest zwykle na głowę. Koszt niektórych świeżych produktów będzie się wahał, a wielu firm cateringowych pozwoli swoim klientom wskazać maksymalną cenę do zapłaty z prośbą o konsultację, jeśli cena przekroczy tę kwotę. W zamian zakład cateringowy często otrzymuje ogólną, jeśli nie dokładną liczbę osób, ile osób zostanie obsłużonych. W zależności od rodzaju firmy cateringowej mogą być dostępne informacje o świadczeniu usługi przy stole, a także o dostarczonych sztućcach, talerzach, obrusach i innych przedmiotach fizycznych.
Umowa cateringowa będzie na ogół zawierała pewien istotny standard informacyjny, niezależnie od tego, jak wygląda reszta umowy. Informacje o anulowaniu są zazwyczaj zawarte, wskazując, jak długo przed wydarzeniem strona zatrudniająca musi anulować umowę i jakie kary zostaną naliczone, a także ostatnie zmiany daty w dowolnej części usługi gastronomicznej. Wiele firm cateringowych będzie wymagać wpłaty kaucji, z informacją wyraźnie wskazującą, co jest nadal należne i jak długo zatrudniający musi zapłacić saldo. Wiele umów cateringowych ma również wbudowaną klauzulę, która określa, co stanie się z dodatkowym jedzeniem i piciem, a także określa, co zostanie zrobione, jeśli wydarzenie będzie trwało dłużej niż zamierzono lub wezmę udział więcej gości.