Τα μικρά μετρητά είναι ένα μικρό χρηματικό ποσό που χρησιμοποιείται από τους υπαλλήλους μιας επιχείρησης για τυχαία έξοδα κάτω από ένα ορισμένο ποσό, συνήθως περίπου 50 δολάρια ΗΠΑ (USD) στις Ηνωμένες Πολιτείες. Πολλοί οικονομικοί υπάλληλοι συμφωνούν ότι, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν είναι οικονομικά αποδοτικό – για να μην αναφέρουμε το χάσιμο χρόνου – η έκδοση επιταγής για δαπάνες μικρών επιχειρήσεων. Ορισμένες κοινές χρήσεις για τα μικρά μετρητά περιλαμβάνουν την αγορά προμηθειών γραφείου και την πληρωμή γευμάτων, ψυχαγωγίας, τοπικών μεταφορών και άλλων διαφόρων τελών. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παροχή επιστροφών χρημάτων ή αλλαγής στους πελάτες. Ανεξάρτητα από τη χρήση του, συνήθως απαιτείται τεκμηρίωση για τον λογαριασμό των κεφαλαίων, προκειμένου να αποφευχθούν πιθανά ζητήματα ελέγχου.
Μερικές φορές ονομάζεται λογαριασμός προκαταβολής, τα χρήματα από ένα ταμείο μικρών μετρητών μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποζημίωση των υπαλλήλων για προηγούμενες δαπάνες που σχετίζονται με επιχειρήσεις ή μπορούν να διατεθούν για αναμενόμενες δαπάνες. Τα κεφάλαια επιτρέπεται συχνά να χρησιμοποιηθούν για την αλλαγή σε πελάτες που αγοράζουν αγαθά ή υπηρεσίες και από την επιχείρηση. Επιπλέον, τα μικρά μετρητά ξοδεύονται συχνά για είδη γραφείου ή εργαστηριακές ανάγκες, αλλά συνήθως δεν προορίζονται για αγορά μεγάλων αντικειμένων. Μάλλον, συνήθως ξοδεύεται σε παρεπόμενα, όπως χαρτί και στυλό. Επιπλέον, πολλά ακαδημαϊκά τμήματα πανεπιστημίων που χρησιμοποιούν ανθρώπινα θέματα στις σπουδές τους, αποζημιώνουν τα θέματα χρησιμοποιώντας μικροσκοπικά μετρητά.
Σε γενικές γραμμές, τα περισσότερα μικρά έξοδα από την τσέπη που πραγματοποιούνται από έναν εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας είναι επιλέξιμα για επιστροφή μικρών μετρητών, ανάλογα με τις ιδιαίτερες πολιτικές του εργοδότη. Τα μέλη του προσωπικού ορισμένων επιχειρήσεων πληρώνουν συχνά για τοπικά ταξίδια, συμπεριλαμβανομένου λεωφορείου, ταξί ή μετρό, για τα οποία μπορούν να αποζημιωθούν. Εκδηλώσεις γραφείου, όπως συναντήσεις προσωπικού ή πάρτι, μπορούν επίσης να χρηματοδοτηθούν με μικρά μετρητά, όπως και ορισμένα επαγγελματικά γεύματα και άλλη φθηνή ψυχαγωγία.
Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί και εξαιρέσεις που σχετίζονται με τη χρήση ταμείου μικρών μετρητών. Για παράδειγμα, συνήθως δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιείται ως ταμείο εξαργύρωσης επιταγών ή πηγή προκαταβολής μισθού. Εάν η επιχείρηση βρίσκεται στις ΗΠΑ, ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένες απαλλαγές φόρου επί των πωλήσεων, ανάλογα με την πολιτεία. Επιπλέον, το χρηματικό ποσό σε έναν λογαριασμό μετρητών μπορεί να αυξηθεί ή να μειωθεί ανάλογα με τις ανάγκες, με την επιφύλαξη των πολιτικών του οργανισμού.
Ένας εποπτικός υπάλληλος της επιχείρησης ορίζεται γενικά ως θεματοφύλακας των κεφαλαίων μικρού μετρητού και η διατήρηση του κεφαλαίου απαιτεί ακριβή τεκμηρίωση για λογιστικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, είναι συνήθως καλή ιδέα για τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν έντυπα αιτήσεων και αναλυτικές αποδείξεις κατά το χειρισμό μικροεφαρμογών. Αυτές οι φόρμες, γνωστές και ως κουπόνια μικρών μετρητών, είναι γενικά διαθέσιμες σε καταστήματα ειδών γραφείου.
SmartAsset.