Ένα γραφείο χωρίς χαρτί είναι ένα περιβάλλον εργασίας που λειτουργεί με τα περισσότερα ή όλα τα έγγραφά του σε ψηφιακή μορφή, αποθηκευμένα ηλεκτρονικά και εύκολα προσβάσιμα. Βασίζεται στην ιδέα ότι πολλές από τις παλιές λειτουργίες των παραδοσιακών γραφείων σε χαρτί έχουν ψηφιοποιηθεί. Καθώς οι υπολογιστές έγιναν πανταχού παρόντες στο εργασιακό περιβάλλον της Δύσης, οι ηγέτες της γνώμης άρχισαν να οραματίζονται έναν χώρο εργασίας όπου η ψηφιακή διεξαγωγή επιχειρήσεων όχι μόνο θα απλοποιήσει την επιχειρηματική διαδικασία, αλλά θα εξαλείψει σε μεγάλο βαθμό την ανάγκη για χαρτί.
Η βασική ιδέα που βασίζεται στο γραφείο χωρίς χαρτί είναι ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις και στις περισσότερες βιομηχανίες, τα έγγραφα δεν χρειάζεται να εκτυπωθούν. Οι συμβάσεις, για παράδειγμα, μπορούν να δημιουργηθούν σε ένα γραφείο, να σταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μέρη και να υπογραφούν ηλεκτρονικά, με κάθε μέρος να παρέχει ένα επικυρωμένο αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου. Τα σχεδιαγράμματα μπορούν να αποθηκευτούν και να έχουν πρόσβαση σε απευθείας σύνδεση, με την πρόοδο της κατασκευής να παρακολουθείται ψηφιακά. Τα εστιατόρια μπορούν να απλοποιήσουν τις λειτουργίες τους και να ελαχιστοποιήσουν τα σφάλματα ψηφιοποιώντας τα συστήματα παραγγελίας τροφίμων τους. Οι περισσότερες επιχειρήσεις πραγματοποιούν τουλάχιστον κάποιες από τις οικονομικές τους συναλλαγές ηλεκτρονικά.
Εκτός από την απλή μείωση του όγκου χαρτιού στο χώρο εργασίας, ένα σημαντικό πλεονέκτημα της ψηφιοποίησης εγγράφων είναι ότι η πιο πρόσφατη έκδοση είναι άμεσα διαθέσιμη σε όλους. Η πρόσβαση σε ακριβείς, ενημερωμένες πληροφορίες είναι ιδιαίτερα σημαντική στην υγειονομική περίθαλψη, όπου τα αρχεία ασθενών διατηρούνται παραδοσιακά σε χάρτινα αρχεία σε διάφορες τοποθεσίες. Η πιθανότητα σφάλματος είναι σημαντική όταν εξαρτάται από τέτοια αρχεία. Ορισμένοι ασθενείς, ωστόσο, μεταφέρουν τα σχετικά ιατρικά τους δεδομένα σε μια ψηφιακή συσκευή αποθήκευσης που ενημερώνεται κάθε φορά που επισκέπτονται έναν επαγγελματία υγείας. Αυτές οι συσκευές, που αντικατοπτρίζονται από αρχεία που διατηρούνται σε μια κεντρική βάση δεδομένων, είναι μια σημαντική συμβολή στη μείωση της εξάρτησης των επαγγελματιών υγείας από το χαρτί και της ευπάθειας στα προβλήματα που σχετίζονται με αυτό.
Σε σύγκριση με τις ψηφιοποιημένες εγγραφές, το χαρτί έχει πολλά μειονεκτήματα. Τα χάρτινα έγγραφα απαιτούν σημαντικό χρόνο προσωπικού για το χειρισμό – τη δημιουργία εγγράφων, στη συνέχεια την αποθήκευση και την ανάκτησή τους. Η αλληλογραφία προσθέτει ένα ακόμη επίπεδο χρόνου και χρημάτων στο χειρισμό χαρτιού. Τα χάρτινα έγγραφα πρέπει επίσης να αποθηκεύονται, αλφαβητικά ή κατά την ημερομηνία δημιουργίας, και ο μόνος τρόπος ανάκτησης ενός εγγράφου σε χαρτί είναι να γνωρίζουμε πώς αποθηκεύτηκε. Επιπλέον, οι διαχειριστές γνωρίζουν απόλυτα ότι ένα λάθος έγγραφο είναι συχνά ένα χαμένο έγγραφο.
Ένα από τα πιο σημαντικά εμπόδια στο γραφείο χωρίς χαρτί είναι ο ανθρώπινος παράγοντας-δηλαδή, οι περισσότερες επιχειρήσεις παραδοσιακά ήταν προσανατολισμένες προς το χαρτί και είναι δύσκολο να αλλάξουν παλιές συνήθειες. Για παράδειγμα, πολλά ηλεκτρονικά έγγραφα εκτυπώνονται συχνά και αρχειοθετούνται απλά ως ρουτίνα. Επιπλέον, η αυξανόμενη πολυπλοκότητα και η ικανότητα των εκτυπωτών και των μηχανών αντιγραφής καθιστά δυνατή την εκτύπωση εγγράφων μιας ποιότητας που ήταν προηγουμένως διαθέσιμα μόνο από εμπορικούς εκτυπωτές, αλλά με ένα κλάσμα του κόστους τους. Αυτό οδήγησε σε μια παγκόσμια φρενίτιδα εκτύπωσης. από τη στιγμή που πρωτοτυπώθηκε το γραφείο χωρίς χαρτί μέχρι το 2000, εκτιμάται ότι η παγκόσμια παραγωγή χαρτιού όλων των ειδών διπλασιάστηκε. Έκτοτε, ωστόσο, η παραγωγή ισοπεδώθηκε και στη συνέχεια άρχισε να μειώνεται.
Η εφαρμογή γραφείων χωρίς χαρτί μπορεί να αποφέρει επιθυμητά περιβαλλοντικά οφέλη. Η παραγωγή χαρτιού συμβάλλει τόσο στην αποψίλωση των δασών όσο και στη ρύπανση, εκτός από την παραγωγή αερίων του θερμοκηπίου που λέγεται ότι επιδεινώνουν την υπερθέρμανση του πλανήτη. Επιπλέον, τα μελάνια που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή εγγράφων μπορούν να περιέχουν επιβλαβή συστατικά τα οποία, σε όγκο, έχουν επίσης δυσμενείς επιπτώσεις στο περιβάλλον.
Πολλά αρχεία μπορούν να ψηφιοποιηθούν και οι επιχειρήσεις που υλοποιούν προγράμματα χωρίς χαρτί περιλαμβάνουν σάρωση υφιστάμενων εγγραφών ως μέρος αυτών των προγραμμάτων. Πολλές εταιρείες έχουν διαπιστώσει ότι έχουν αποθηκεύσει πολλά χαρτιά που δεν χρειάζονται, όπως αντίγραφα μηνιαίων καταστάσεων που αποστέλλονται σε πελάτες. Εκτός από τη μείωση του όγκου των αποθηκευμένων εγγράφων χαρτιού, οι οργανισμοί που έχουν υποβληθεί σε προγράμματα ψηφιοποίησης κατάφεραν να επαναπροσδιορίσουν χώρο σε άλλους σκοπούς εκτός από την αποθήκευση εγγράφων.
SmartAsset.