Τα διαβιβαστικά γράμματα είναι έγγραφα που χρησιμοποιούνται συνήθως στον κόσμο του διεθνούς εμπορίου. Η διαβιβαστική επιστολή χρησιμοποιείται ως επίσημο έγγραφο για να περιγράψει τις λεπτομέρειες μιας αποστολής κινητών αξιών. Περιλαμβάνονται πληροφορίες σχετικά με τη φύση των αγορασθέντων κινητών αξιών, καθώς και σχετικά στοιχεία για τα πραγματικά μεταφορικά μέσα.
Μια τυπική διαβιβαστική επιστολή περιγράφει το περιεχόμενο της αποστολής με αρκετή λεπτομέρεια ώστε η αναγνώριση και η επαλήθευση των αποστέλλοντων κινητών αξιών να γίνεται εύκολα. Ταυτόχρονα, η επιστολή θα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το ποιος στέλνει τους τίτλους και ποιος πρόκειται να λάβει την αποστολή ασφαλείας στο σημείο λήξης της μεταφοράς.
Δεν είναι ασυνήθιστο για μια διαβιβαστική επιστολή να παρέχει πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία αναχώρησης για την αποστολή, το όνομα του μεταφορέα ή του ταχυμεταφορέα που χειρίζεται τη διαδικασία αποστολής ασφαλείας και την αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης για την αποστολή. Οι λεπτομέρειες μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν αριθμούς αποστολής ή παρακολούθησης που επιτρέπουν τόσο στον αγοραστή όσο και στον πωλητή να παρακολουθούν την πρόοδο της αποστολής κατά τη διάρκεια της μεταφοράς.
Μία από τις κύριες λειτουργίες μιας διαβιβαστικής επιστολής είναι να παρέχει ένα στιγμιότυπο της συναλλαγής που έχει πραγματοποιηθεί. Ενώ σπάνια περιλαμβάνονται πληροφορίες σχετικά με την τιμή αγοράς των σχετικών τίτλων, η διαβιβαστική επιστολή θα περιλαμβάνει τον αριθμό των μονάδων που περιλαμβάνονται στην αποστολή. Η λεπτομέρεια θα παρέχει επίσης συχνά μια σύντομη περιγραφή των στοιχείων της σχετικής ασφάλειας, διευκολύνοντας την επαλήθευση του περιεχομένου της αποστολής από τις νομικές αρχές στα σημεία αναχώρησης και στα σημεία εισόδου κατά μήκος της διαδρομής αποστολής.
Η χρήση μιας διαβιβαστικής επιστολής είναι κοινή με πολλούς τύπους διεθνών εμπορικών συμφωνιών. Μαζί με τη χρήση σε αποστολή ασφαλείας, μια διαβιβαστική επιστολή συνοδεύει συχνά μια φορτωτική για προϊόντα που πωλούνται για παράδοση σε αγοραστή σε άλλη χώρα. Το πρόσθετο επίπεδο λεπτομέρειας μπορεί να βοηθήσει να γίνει πολύ πιο εύκολη η επεξεργασία σε διάφορα τελωνειακά σημεία ελέγχου, και έτσι να αποφευχθούν τυχόν περιττές καθυστερήσεις στην παράδοση των εμπορευμάτων.
SmartAsset.