Η επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας απάντησης μικρών επιχειρήσεων μπορεί να εξαρτηθεί από διάφορους παράγοντες. Ενώ οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις μπορούν να βασίζουν τέτοιες αποφάσεις στον όγκο των κλήσεων, αυτό μπορεί να μην αποτελεί πρόβλημα για τις μικρότερες επιχειρήσεις. Διαφορετικές υπηρεσίες απάντησης συνήθως προσφέρουν διαφορετικές λειτουργίες σε ένα ευρύ φάσμα τιμών. Επομένως, ένας ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης θα πρέπει να κάνει στον εαυτό του συγκεκριμένες ερωτήσεις, όπως το αν ένα ζωντανό άτομο πρέπει να απαντά σε τηλεφωνικές κλήσεις, για παράδειγμα, ή εάν επαρκεί ένα αυτοματοποιημένο σύστημα φωνητικών μηνυμάτων. Ορισμένες μικρές επιχειρήσεις πωλούν αγαθά και υπηρεσίες, απαιτώντας ένα σύστημα λήψης και εκπλήρωσης παραγγελιών πελατών. Μόλις εκτιμηθούν οι συγκεκριμένες ανάγκες του, ο ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης μπορεί να επιλέξει την πιο επωφελής, οικονομικά αποδοτική επιλογή.
Ένα στοιχείο για την επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας απάντησης μικρών επιχειρήσεων είναι η πολυπλοκότητα των ερωτήσεων των πελατών ή οι λόγοι για τους οποίους καλούν. Ορισμένες ερωτήσεις καλούντων μπορούν να αντιμετωπιστούν κυρίως μέσω ενός αυτοματοποιημένου ή φωνητικού ενεργοποιημένου μενού τηλεφώνου. Από την άλλη πλευρά, μια υπηρεσία ζωντανής απάντησης συχνά προτιμάται για το χειρισμό περίπλοκων κλήσεων. Τουλάχιστον, θα μπορούσε να βοηθήσει να υπάρχει 24ωρη υπηρεσία απάντησης για την αντιμετώπιση επειγόντων ερωτήσεων.
Ένα άλλο ζήτημα είναι εάν είναι σημαντικό για τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να είναι σε θέση να ανακτήσει τα μηνύματά του ανά πάσα στιγμή. Οι πελάτες ενδέχεται να εκφράσουν την απογοήτευσή τους για μια επιχείρηση της οποίας το προσωπικό δεν είναι διαθέσιμο να απαντήσει σε ερωτήσεις κατά τις κανονικές ώρες λειτουργίας. Επιπλέον, ορισμένοι άνθρωποι μπορούν επίσης να επωφεληθούν από μια υπηρεσία τηλεφωνητή μικρών επιχειρήσεων που προσφέρει διαθεσιμότητα μετά το ωράριο μέσω τηλεφώνου, όπως η λήψη κλήσεων τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα.
Μια δυνητικά σημαντική ερώτηση κατά την εξέταση μιας υπηρεσίας απάντησης μικρών επιχειρήσεων είναι εάν χρειάζεστε δυνατότητες επεξεργασίας παραγγελιών. Οι επιχειρήσεις που πωλούν προϊόντα ή υπηρεσίες και λαμβάνουν πληροφορίες πελατών πρέπει επίσης να αποφασίσουν εάν χρειάζονται επίσης προσωπικό πωλήσεων. Μια σχετική ερώτηση είναι εάν το απόρρητο των πελατών είναι ένα ζήτημα και πώς να διατηρήσετε εμπιστευτικές τις πληροφορίες των ανθρώπων.
Μια δημοφιλής επιλογή για πολλές μικρές επιχειρήσεις είναι μια εικονική υπηρεσία απάντησης. Αυτός ο τύπος μπορεί συνήθως να προσφέρει περισσότερα από την απλή απάντηση κλήσεων και τη λήψη μηνυμάτων. Ορισμένες εταιρείες παρέχουν μια επιλογή από διάφορες επιλογές, όπως επεξεργασία παραγγελιών και προηγμένη υπηρεσία τηλεφωνητή. Ενδέχεται να εκδώσουν έναν τοπικό αριθμό, έναν αριθμό χωρίς χρέωση και έναν αριθμό φαξ, εάν είναι απαραίτητο. Ορισμένες υπηρεσίες απασχολούν άτομα για να τηρούν αρχεία ή να εισάγουν δεδομένα όπως είναι απαραίτητο, όπως ένας εικονικός βοηθός.
Για τους περισσότερους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, τόσο τα έσοδα όσο και η φήμη είναι σημαντικά. Μια υπηρεσία τηλεφωνητή μπορεί να βοηθήσει κάποιον να μεγιστοποιήσει τα πιθανά του κέρδη, εξασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι ερωτήσεις των πελατών αντιμετωπίζονται. Η επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας απάντησης μικρών επιχειρήσεων μπορεί επίσης να εξαρτάται από τον προϋπολογισμό σας. Ορισμένες υπηρεσίες απάντησης προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο και οι περισσότερες εταιρείες είναι απολύτως προσβάσιμες μέσω διαδικτύου, οπότε είναι δυνατό να ψωνίσετε για τις καλύτερες επιλογές.
SmartAsset.