Πολλές εταιρείες και οργανισμοί έχουν αναπτύξει μια σχέση αγάπης/μίσους με τις τηλεφωνικές τους υπηρεσίες. Η παροχή τηλεφωνικής πρόσβασης στο κοινό μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένες πωλήσεις ή αποτελεσματική επικοινωνία με τους πελάτες, αλλά σημαίνει επίσης την προσθήκη καλά εκπαιδευμένων υπαλλήλων για να χειριστούν τον επιπλέον φόρτο εργασίας. Μπορεί μια εταιρεία να μην μπορεί να λειτουργεί 24 ώρες το 7ωρο, αλλά η τηλεφωνική εταιρεία δεν κοιμάται ποτέ. Αυτό είναι όπου οι υπηρεσίες απάντησης καλύπτουν μια ζωτική θέση στις επιχειρήσεις.
Οι υπηρεσίες έγκαιρης απάντησης επικεντρώθηκαν κυρίως στη λήψη μηνυμάτων για πελάτες μετά από τις κανονικές ώρες εργασίας ή κατά τη διάρκεια των διακοπών. Γιατρός ή δικηγόρος μπορεί να προσλάβει υπηρεσίες ανταπόκρισης για να χειριστεί κλήσεις έκτακτης ανάγκης το Σαββατοκύριακο, για παράδειγμα. Αυτοί οι πάροχοι υπηρεσιών απάντησης λαμβάνουν μεταφερόμενες κλήσεις από την επιχειρηματική γραμμή του πελάτη και συνήθως καθορίζουν τους περιορισμούς τους ως επιστάτες. Σημαντικές κλήσεις ενδέχεται να επιδιορθωθούν σε έναν αριθμό τηλεφώνου επαφής, αλλά σε άλλους θα συμβουλεύονταν να καλέσουν τον πελάτη απευθείας κατά την επιστροφή του στο γραφείο.
Τώρα που οι τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες για τις επιχειρήσεις έχουν εξελιχθεί τόσο πολύ, ο ρόλος των υπηρεσιών απάντησης έχει επίσης αλλάξει. Οι εταιρείες μπορούν πλέον να «εκμεταλλεύονται» τις περισσότερες από τις συνηθισμένες εισερχόμενες κλήσεις τους σε επαγγελματίες τηλεφωνητές που έχουν εκπαιδευτεί να κατανοούν το σύστημά τους. Οι προσκλήσεις για αναφορές απασχόλησης, για παράδειγμα, μπορούν να αντιμετωπιστούν απαντώντας σε υπηρεσίες με πρόσβαση σε αρχεία ανθρώπινου δυναμικού. Οι παραγγελίες πωλήσεων μετά τις ώρες μπορούν επίσης να ληφθούν μέσω ενός προσαρμοσμένου προγράμματος υπολογιστή με συγκεκριμένες πληροφορίες καταλόγου.
Οι υπηρεσίες απάντησης μπορούν επίσης να βοηθήσουν τις μικρότερες εταιρείες να φαίνονται μεγαλύτερες. Το προσωπικό της εταιρείας τηλεφωνητών μπορεί συχνά να αναφέρεται ως συνεργάτες της εταιρείας του πελάτη. Αντί να προσλάβει επιπλέον αντιπροσώπους πωλήσεων ή ρεσεψιονίστ, μια μικρότερη εταιρεία μπορεί να προτείνει στους καλούντες να ζητήσουν «Sheila ή Bill» σε έναν προκαθορισμένο αριθμό χωρίς χρέωση. Οι πελάτες μπορεί να μην συνειδητοποιήσουν ποτέ ότι η Sheila και ο Bill εργάζονται στην πραγματικότητα σε μια εταιρεία τηλεφωνητών. Ορισμένες εταιρείες τηλεφωνητών θα εκπαιδεύσουν ακόμη και τους εργαζόμενους να γίνουν ενεργοί αντιπρόσωποι πωλήσεων τηλεφώνου για τους πελάτες τους.
Οι υπηρεσίες απάντησης διαφέρουν σημαντικά σε τιμή και ευελιξία. Μια βασική υπηρεσία τηλεφωνητή μπορεί να χρεώνει μόνο μερικά δολάρια το μήνα, αλλά οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορεί να πραγματοποιούνται από άτομα που δεν είναι εξοικειωμένα με τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου πελάτη. Οι επαγγελματικές υπηρεσίες απάντησης μπορούν συνήθως να προσαρμόσουν τα σχέδιά τους σύμφωνα με τις ανάγκες του πελάτη. Ορισμένες εκπαιδευτικές συνεδρίες επί πληρωμή ενδέχεται να εμπλακούν προτού οι εργαζόμενοι που έχουν ανατεθεί να αναλάβουν τις τηλεφωνικές γραμμές. Οι υπηρεσίες απάντησης υψηλότερου επιπέδου μπορούν να παρέχουν τα πάντα, από μηνύματα τηλεφώνου έως αποστολή έως πωλήσεις τηλεφώνου. Αυτοί οι πάροχοι υπηρεσιών διαφημίζονται έντονα σε εμπορικά περιοδικά και στο Διαδίκτυο. Ορισμένοι ενδέχεται να χρεώνουν ένα σημαντικό τέλος ρύθμισης, ενώ άλλοι προσφέρουν μια κατ ‘αποκοπή μηνιαία χρέωση για έναν αριθμό χωρίς χρέωση και τις υπηρεσίες των υπαλλήλων τους.
SmartAsset.