Robienie notatek ma miejsce wtedy, gdy słuchacz podsumowuje wykład, przemówienie lub prezentację w najważniejszych punktach i zapisuje je do późniejszego wykorzystania. Może to pomóc słuchaczowi zapamiętać to, co zostało powiedziane, aby można było to przywołać i efektywniej wykorzystać. Robienie notatek może być ważne, gdy słuchacz musi znać lub zapamiętać znaczną ilość informacji, które zostały mu przekazane przez mówiącego, ponieważ bez użycia notatek może być trudno zapamiętać wszystko, co zostało powiedziane. Wielu ekspertów zaleca pięć wskazówek dotyczących robienia notatek i korzystania z nich: zapisuj, redukuj, recytuj, zastanawiaj się i przeglądaj.
Podczas robienia notatek nagrywanie jest czynnością zapisywania tego, co mówi mówca. Jednak zamiast kompilowania przez słuchacza pełnego zapisu, robienie notatek polega na zapisaniu głównych punktów, najważniejszych informacji lub wszystkiego, co jest nowe lub może być trudne do zapamiętania. Notatki te mogą być pełnymi zdaniami, słowami kluczowymi lub czymkolwiek, co jest najbardziej przydatne dla osoby piszącej notatki.
Gdy mówca skończy mówić, osoba prowadząca notatki może zredukować swoje notatki. Obejmuje to przeglądanie notatek i skreślanie lub usuwanie wszystkiego, co jest nieważne lub zbędne. Podczas robienia notatek słuchacz może nie od razu zorientować się, co jest ważne lub nieważne. Może też nie być świadomy powtarzalności lub nadmiaru podczas robienia notatek. Notatnik może zmniejszyć ilość notatek i przeorganizować lub skonsolidować notatki w najbardziej użytecznym formacie.
Następnie osoba sporządzająca notatki może recytować i zastanowić się. Wiąże się to z czytaniem pozostałych notatek — często na głos, aby osoba prowadząca notatki zarówno je słyszała, jak i czytała — i rozważanie informacji. Osoba wykonująca notatki może zapamiętać niektóre lub wszystkie notatki i powinna upewnić się, że rozumie wszystkie informacje, zamiast po prostu móc je powtórzyć. Wszystko, co jest niejasne, powinno być wyjaśnione, na przykład kontaktując się z pierwotnym mówcą, aby wyjaśnić sprawę lub zadać pytania. Notatnik mógł również szukać odpowiedzi z innych źródeł, takich jak książki, materiały internetowe, inni eksperci, a nawet inne osoby, które słyszały tego samego mówcę.
Ostatnim krokiem jest przejrzenie notatek przez osobę wykonującą notatki. Zwykle odbywa się to w ramach przygotowań do wykorzystania informacji w jakiś sposób, na przykład przed testem lub projektem biznesowym. Sporządzenie ogólnego zarysu notatek na tym etapie może pomóc prowadzącemu notatki w uporządkowaniu myśli i zapewnić, że wszystkie niezbędne informacje zostaną zapamiętane.
Wraz z pięcioma „R” jest kilka prostych wskazówek dotyczących robienia notatek. Używanie czytelnego pisma ręcznego może zapewnić, że żadne informacje nie zostaną utracone. Artykuły takie jak „a” i „the”, a także inne popularne słowa mogą zostać pominięte podczas robienia notatek, aby informacje można było zapisać szybciej i zająć mniej miejsca.
Pomocne może być wstawianie podtytułów, które wskazują różne tematy lub punkty dyskusji. Osoby sporządzające notatki powinny również zamieścić datę, tytuł lub ogólny temat i numer strony na każdej stronie notatek i powinny upewnić się, że wszystkie luźne kartki są ze sobą połączone, na przykład zszywkami. Pomoże to uniknąć pomieszania lub częściowej utraty notatek z różnych tematów lub rozmówców.