Zarządzanie kontraktami rządowymi to proces administrowania umową o dostawę towarów lub usług między stroną prywatną a jednostką rządową w celu spełnienia wymagań dotyczących wydatków, zatrudniania, prowadzenia dokumentacji i audytu zgodnie z umową. Kontrakty te zazwyczaj mają znaczące ograniczenia prawne dotyczące wykorzystania środków publicznych, dotyczące sposobu wydatkowania pieniędzy i sposobu, w jaki strona umowy może działać. Surowe sankcje cywilne i karne mogą wynikać z niewłaściwego wykorzystania, złego zarządzania lub sprzeniewierzenia funduszy rządowych. Kierownictwo kontraktu stara się zapewnić, że jest osoba zorientowana w kwestiach prawnych i która prowadzi odpowiednią dokumentację w celu udowodnienia zgodności w przypadku audytu.
Firma lub osoba fizyczna może zawrzeć umowę z dowolnym podmiotem rządowym w dowolnej jurysdykcji, o ile rząd jest upoważniony do zawierania umów na towary i usługi z sektora prywatnego. W Stanach Zjednoczonych firma może zawierać umowy z władzami federalnymi, stanowymi lub miejskimi, o ile najpierw przechodzi proces uzyskiwania statusu zatwierdzonego dostawcy przez każdy organ rządowy. Kontrakty rządowe są ogólnie uważane za bezpieczne źródło przychodów ze względu na niskie prawdopodobieństwo, że rząd nie wywiąże się ze swojego zobowiązania do zapłaty, ale wymagania dotyczące administrowania kontraktem rządowym są tak wymagające, że wiele małych firm nie ma możliwości ich przestrzegania z obowiązkami prawnymi i księgowymi.
Podstawowym problemem zarządzania kontraktami rządowymi jest zgodność. Każdy kontrakt ma swoje parametry wynikające z celów publicznych i celów związanych z pieniędzmi. Na przykład kontrakt z władzami miasta może wymagać, aby co najmniej 50% osób pracujących nad kontraktem pochodziło ze społeczności lokalnych. Stanowa umowa edukacyjna może zawierać parametry wydajności, takie jak osiągnięcie określonego wskaźnika sukcesu. Te specyficzne dla kontraktu wymagania muszą być śledzone i udokumentowane, a niektóre kontrakty wymagają okresowego raportowania postępów w realizacji tych celów.
Oprócz specjalnych wymagań, kontrakt rządowy zawiera dorozumiany obowiązek przestrzegania przepisów rządowych dotyczących wykorzystania środków publicznych. Na przykład dostawca rządu federalnego w USA nie może dyskryminować w zatrudnianiu i musi przestrzegać federalnych standardów bezpieczeństwa pracy. Firma, która ma wiele umów w różnych jurysdykcjach, ma w efekcie wielu klientów z wieloma rachunkami, a każdy klient i konto mają inne potrzeby. Każdy z nich wymaga usług zarządzania kontem klienta, co w tym kontekście jest zarządzaniem kontraktami rządowymi.
Administrator kontraktów nie musi mieć wykształcenia prawniczego, choć może to być szczególnie pomocne. Zarządzanie kontraktami rządowymi często dzieli się na obowiązki prawne i księgowe. Obszar prawny zapewnia przestrzeganie warunków umowy, takich jak zatrudnienie, standardy bezpieczeństwa czy wymagania ubezpieczeniowe. Obowiązki księgowe obejmują upewnienie się, że wydatkowanie funduszy jest zgodne z propozycją budżetową lub cenową przedłożoną w celu uzyskania kontraktu oraz że pieniądze rządowe nie są pomieszane i są wydawane tylko na dozwolone wydatki w zatwierdzonych kwotach.