Οι μικρές και μεγάλες εταιρείες αντιμετωπίζουν συχνά την πρόκληση να διατηρήσουν ένα οργανωμένο σύστημα τήρησης αρχείων επιχειρήσεων. Γενικά, τα επιχειρηματικά έγγραφα τηρούνται μέχρι τους προβλεπόμενους τοπικούς ή περιφερειακούς χρονικούς περιορισμούς. Η γνώση των απαιτήσεων για το τι πρέπει να διατηρείται και για πόσο χρονικό διάστημα θεωρείται ζωτικής σημασίας για την ύπαρξη επαρκούς συστήματος αρχείων.
Το μέγεθος της επιχείρησης καθορίζει συνήθως το βάθος ενός συστήματος διατήρησης αρχείων επιχείρησης. Ορισμένα από τα επιχειρηματικά έγγραφα που τηρούνται περιλαμβάνουν φορολογικές δηλώσεις και αρχεία προσωπικού. Τα οικονομικά αρχεία που διατηρούνται γενικά από μια επιχείρηση είναι λειτουργικά έξοδα, αγορές κεφαλαίου, αποδείξεις πωλήσεων και περιουσιακά στοιχεία.
Μια επιχείρηση θα πρέπει να επαληθεύει τις απαιτήσεις διατήρησης αρχείων επιχειρήσεων που ισχύουν στη δικαιοδοσία που ρυθμίζει τον κλάδο της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες για τη διατήρηση φορολογικών επιχειρηματικών αρχείων είναι ότι τα επιχειρηματικά έγγραφα διατηρούνται για τουλάχιστον τρία χρόνια. Ορισμένες απαιτήσεις εσόδων ενδέχεται να απαιτούν την τήρηση οικονομικών αρχείων ακόμη και μετά τη λήξη του συνιστώμενου χρόνου.
Τα αρχεία προσωπικού διατηρούνται συνήθως για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια. Αυτά και άλλα αρχεία διατηρούνται σε ασφαλές μέρος, ειδικά εκείνα που περιέχουν ιδιωτικές πληροφορίες για προηγούμενους και τρέχοντες υπαλλήλους. Συνήθως τηρούνται πλήρη αρχεία για το πότε κατατέθηκαν και καταβλήθηκαν οι φόροι μισθοδοσίας.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα οικονομικά αρχεία τηρούνται για τουλάχιστον επτά χρόνια. Δηλώσεις από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, κατάλογοι αποθεμάτων και ετήσιες καταστάσεις εισοδήματος είναι μερικά από τα είδη των εγγράφων που θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν. Η τήρηση καλών οικονομικών αρχείων θα μπορούσε να ελαχιστοποιήσει την έκθεση μιας επιχείρησης σε νομικά ζητήματα.
Οι επιχειρήσεις μπορεί επίσης να διαπιστώσουν ότι η ύπαρξη συστήματος εκκαθάρισης για την απαλλαγή από παλιά ή άσχετα επιχειρηματικά έγγραφα είναι επωφελής. Μια πολιτική για ένα σύστημα διατήρησης αρχείων επιχειρήσεων μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό της διαδικασίας και να διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις ίδιες πρακτικές. Αυτό είναι γενικά ένα συνεχές μέρος της διαδικασίας για τη διατήρηση επαρκών επιχειρηματικών αρχείων.
Είναι συνήθως καλή ιδέα να έχετε επαρκή χώρο αποθήκευσης εάν τα επιχειρηματικά έγγραφα διατηρούνται επιτόπου. Είναι επίσης γενική πρακτική η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου επιχειρηματικών αρχείων. Με αυτόν τον τρόπο, τα σχετικά έγγραφα εξακολουθούν να είναι προσβάσιμα και η επιχείρηση μπορεί να αποφύγει το κλείσιμο σε περίπτωση πυρκαγιάς ή άλλης καταστροφής που καταστρέφει χάρτινα επιχειρηματικά έγγραφα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις ενδέχεται να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν μια εταιρεία διαχείρισης αποθήκευσης αρχείων. Αυτό έχει τη δυνατότητα να ελευθερώσει το χρόνο του οργανισμού να επικεντρωθεί σε θέματα που σχετίζονται με επιχειρήσεις, παρά στη διαχείριση της τήρησης αρχείων επιχειρήσεων. Οποιεσδήποτε πιθανές ανησυχίες σχετικά με την εξωτερική ανάθεση του συστήματος τήρησης επιχειρηματικών αρχείων ενδέχεται να μειωθούν. Μια αξιόπιστη εταιρεία θα σκιαγραφήσει γενικά τα χαρακτηριστικά ασφαλείας και τις πρακτικές της για τη διατήρηση επιχειρηματικών εγγράφων.
SmartAsset.