Akcja biurowa to pisemny rękopis stworzony przez Urząd Patentów i Znaków Towarowych Stanów Zjednoczonych (USPTO), który informuje wnioskodawcę o statusie jego wniosku patentowego. Zazwyczaj Urząd Patentowy dla każdego zgłoszenia wyznacza Rzecznika Patentowego, który następnie sam pisze dokument. Wnioskodawca jest zatem odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi na dokument po jego otrzymaniu.
Bez względu na to, czy zgłoszenie patentowe zostanie odrzucone, czy zatwierdzone, wymagane jest podjęcie działań w urzędzie. W obu przypadkach dokument będzie podawał powody odrzucenia lub zatwierdzenia po dokładnym badaniu patentowym. Odnotuje również stan techniki, który odnosi się do wszystkich istotnych informacji patentowych związanych z zastrzeżeniami dotyczącymi oryginalności. W przypadku odrzuconych wniosków najczęstszymi przyczynami mogą być brak oryginalności lub podobieństwo do istniejącego patentu. Opisy patentów, które są albo zbyt szerokie, albo zbyt wąskie, również mogą być przyczyną odrzucenia. W rzadkich przypadkach rzecznik patentowy może również ocenić zgłoszenie patentowe jako wulgarne lub niemoralne seksualnie.
Sekcja o nazwie „nieformalności” może być również włączona do akcji biurowej. Ta część odnosi się w szczególności do informacji podanej przez zgłaszającego, a nie do samego wynalazku. Nieformalności dotyczą sytuacji, takich jak brak wystarczających informacji, przypadkowe wykluczenie nazwisk partnerów, jeśli ma to zastosowanie, lub niezadowalające przykłady zastosowań obiektu.
Zazwyczaj akcję biurową można podzielić na trzy części. Pierwsza część to okładka, na której zapisywane są ważne informacje, takie jak numer zgłoszenia, nazwisko zgłaszającego, nazwisko egzaminatora. Okładka określa również, w której „jednostce artystycznej” wynalazek może być sklasyfikowany, na przykład w inżynierii mechanicznej, produkcji i produktach. Strona zawiera również ważne daty, takie jak powiadomienie i czas na odpowiedź, które poinformują wnioskodawcę, ile czasu ma na ustosunkowanie się do czynności urzędu.
Drugą częścią czynności urzędu jest streszczenie, w którym nakreślono status wniosku, rozpatrzenie roszczeń oraz ocenę dokumentów aplikacyjnych. Trzecia część to załączone komunikaty, w których szczegółowo opisano badanie patentowe oraz przyczynę statusu zgłoszenia. Sekcje w komunikatach mogą zawierać poprawki eksperta dotyczące błędnie napisanych lub pominiętych słów oraz jego powody odrzucenia roszczenia dotyczącego wynalazku. Poniżej odrzuceń roszczeń, powództwo urzędu może dalej odnotować różne sekcje Prawa Patentowego jako podstawę odrzucenia.
Wnioskodawca ma obowiązek ustosunkować się do czynności urzędu w ciągu sześciu miesięcy. Jeżeli wnioskodawca odpowie w ciągu pierwszych trzech miesięcy, nie musi wnosić żadnych opłat za przedłużenie. Jeżeli zgłaszający nie odpowie w ciągu sześciu miesięcy, jego zgłoszenie patentowe może najprawdopodobniej zostać porzucone.