Ustawa o zamówieniach publicznych to zbiór przepisów, które dyktują, w jaki sposób samorząd lokalny lub regionalny pozyskuje towary i usługi. Zasady i procedury ustawy o zamówieniach publicznych mogą obejmować obowiązki rady, która zatwierdza umowy na zakup towarów i usług. Zwykle opisuje również proces, który musi wykonać każdy podmiot gospodarczy, aby składać oferty i zabezpieczać kontrakty z rządem. W przypadku niektórych samorządów lokalnych lub regionalnych ustawa może również szczegółowo określać obowiązki agencji zarządzającej, która zarządza kontraktem.
Przepisy dotyczące zakupów towarów i usług mogą się różnić w zależności od kraju. Ogólnie rzecz biorąc, regulamin określa każdą część procesu przetargowego i zawierania umów. Przepisy te zazwyczaj opisują rolę zarządu, obowiązki organu zarządzającego oraz procedury dla podmiotów gospodarczych biorących udział w procesie przetargowym.
W większości krajów rada jest organem zarządzającym, któremu powierzono nadzór nad nabywaniem towarów lub usług w ramach kontraktów rządowych. Rada zazwyczaj zapewnia sprawiedliwy proces przyznawania kontraktów rządowych podmiotom gospodarczym. Generalnie zarząd wybiera umowy, które są korzystne i opłacalne.
Metody opisane w ustawie o zamówieniach publicznych zwykle określają, w jaki sposób rada zarządzająca nakłania przedsiębiorstwa do udziału w procesie przetargowym. Niektóre ustawy o zamówieniach publicznych wzywają do ogłaszania publicznie dostępnych ogłoszeń przetargowych dotyczących zabezpieczenia kontraktów rządowych. Inne przepisy mogą wymagać ograniczonej licytacji, gdy istnieje ograniczona liczba możliwych dostawców kwalifikowanych do dostarczania towarów i usług.
W przypadku wyjątków od standardowych metod procedury przetargowej, ustawa o zamówieniach publicznych zazwyczaj szczegółowo określa metody pozyskiwania. Te wyjątki zwykle ograniczają dostęp do procesu licytacji dla wybranej grupy firm. Wyjątki mogą obejmować specjalne prośby o oferty i zakupy awaryjne.
W większości przypadków podmioty gospodarcze, które wcześniej wyraziły zainteresowanie dostarczeniem określonych towarów lub usług, otrzymują zapytania ofertowe (RFP). Rząd może poprosić tę wybraną grupę firm o złożenie wniosku bez nakłaniania innych firm. Zarząd może zastosować standardowe metody zatwierdzania w celu przyznania kontraktu z zapytań ofertowych.
Zazwyczaj zakup awaryjny jest akceptowalny, gdy istnieje pilne zapotrzebowanie na towary i usługi. Okoliczności poza kontrolą rządu, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo publiczne, mogą kwalifikować się do zamówienia usług ratunkowych, takie jak klęska żywiołowa. Włączenie tego wyjątku do przepisów dotyczących zamówień publicznych może dać radzie zarządzającej swobodę w zakresie dostarczania towarów lub świadczenia usług społeczeństwu. Zachowanie ich jakości życia ma pierwszeństwo przed czasem potrzebnym na ukończenie standardowego procesu licytacji.
Większość przepisów dotyczących zamówień może opisywać funkcje i obowiązki agencji rządowej, która realizuje kontrakt z podmiotem gospodarczym. Personel agencji zazwyczaj administruje metodami płatności i zaopatrzenia wymaganymi w przypadku przyznanych kontraktów. Agencja rządowa może również zapewnić, że podmioty gospodarcze będą przestrzegać przepisów dotyczących zamówień podczas dostarczania towarów i usług.