Μια επιχειρηματική συναλλαγή είναι μια ανταλλαγή τιμαλφών που επηρεάζει την οικονομική θέση μιας εταιρείας, όπως η ανταλλαγή χρημάτων για αγαθά ή υπηρεσίες. Είναι η βασική δραστηριότητα που καθορίζει την κατάσταση της επιχειρηματικότητας. Η τήρηση βιβλίων είναι η διαδικασία καταγραφής όλων των επιχειρηματικών συναλλαγών με την πάροδο του χρόνου, που ταξινομούνται σε κατηγορίες για φορολογικούς σκοπούς.
Κάθε μεμονωμένη περίπτωση ανταλλαγής αγαθών ή υπηρεσιών για πολύτιμο αντίτιμο, όπως χρήματα, είναι μια ξεχωριστή επιχειρηματική συναλλαγή που είναι σημαντικό να καταγραφεί στο σύνολό της. Το αρχείο συναλλαγών αποτελείται από έγγραφα που υποστηρίζουν την ανταλλαγή και τη λογιστική που τοποθετούν την ανταλλαγή σε κατηγορίες που ένας λογιστής μπορεί αργότερα να συνοψίσει για οικονομικές αναφορές. Αυτή η διαδικασία χρησιμεύει ως βάση για πολλές νομικές υποχρεώσεις της επιχείρησης, ιδίως όσον αφορά τους φόρους.
Οι περισσότερες δικαιοδοσίες που φορολογούν τις πωλήσεις ή το εισόδημα των επιχειρήσεων απαιτούν από το νόμο να παρακολουθούν όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Παρόλο που ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση διεξάγει τις υποθέσεις της και διαχειρίζεται την τήρησή της είναι δική της απόφαση, οι φορολογικές αρχές συνήθως απαιτούν από μια επιχείρηση να τηρεί αρχεία συναλλαγών που είναι ταυτόχρονα με τις πωλήσεις. Αυτό σημαίνει ότι είναι απίθανο να είναι επαρκής η αναδημιουργία ρεκόρ πωλήσεων στο τέλος του έτους, εάν ελεγχθεί από τις αρχές. Η μεταθανάτια δημιουργία αρχείων επιχειρηματικών συναλλαγών μπορεί να είναι παράνομη όταν συνδέεται με μια προσπάθεια εξαπάτησης της κυβέρνησης.
Οι εθνικές και τοπικές κυβερνήσεις μπορούν να εκτιμούν τους φόρους επί των πωλήσεων και των εσόδων που εξαρτώνται πλήρως από την επιχείρηση που αναφέρει σωστά όλα τα έσοδα και τεκμηριώνει την αναφορά με το ιστορικό των συναλλαγών της. Η παρακολούθηση των συναλλαγών συνήθως συνεπάγεται την παροχή αρχείου εντολών αγοράς ή τιμολογίων που δημιουργούνται και λαμβάνονται και τυχόν εκδοθείσα απόδειξη πωλήσεων. Σε ένα περιβάλλον λιανικής πώλησης, ένας πελάτης πιθανότατα θα παραγγείλει αυτοπροσώπως και θα λάβει ένα χαρτί ως απόδειξη για την αγορά. Το κατάστημα θα παράγει επίσης ένα αντίγραφο της απόδειξης που φυλάσσεται στο σύστημά του.
Ο φόρος επί των πωλήσεων, ιδίως, είναι τόσο σημαντικός για τις κυβερνήσεις που αξιολογούν αυτόν τον τύπο φόρου, ώστε δίνουν ιδιαίτερη προσοχή σε εταιρείες που συναλλάσσονται με χρήματα ως επί το πλείστον. Μια επιχειρηματική συναλλαγή μπορεί να περιλαμβάνει πληρωμή με μετρητά, επιταγή ή ηλεκτρονική μέθοδο, όπως με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα ή μέσω διαμεσολαβητή τρίτου μέρους μέσω Διαδικτύου. Οι πληρωμές σε μετρητά είναι ο μόνος τύπος πληρωμής που δεν αφήνει αυτόματο ίχνος χαρτιού. Κατά συνέπεια, οι βαριές σε μετρητά επιχειρήσεις είναι δημοφιλή οχήματα για φοροδιαφυγή και ξέπλυμα χρήματος.
SmartAsset.