Το αυτοματοποιημένο ταχυδρομείο είναι ένα επιχειρηματικό εργαλείο που καθιστά δυνατή την επεξεργασία μεγάλου όγκου αλληλογραφίας με σχετική ευκολία. Ορισμένες εταιρείες κάνουν χρήση εξοπλισμού και προσωπικού για την επεξεργασία αλληλογραφίας σε αυτήν την κλίμακα, ενώ άλλες εταιρείες αναθέτουν αυτές τις λειτουργίες σε προμηθευτές που επικεντρώνονται ειδικά στη διαχείριση εκστρατειών άμεσης αλληλογραφίας, την τακτική διανομή ταχυδρομικών μηνυμάτων σε πελάτες και άλλα τρέχοντα έργα. Το θέμα της αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας είναι η γρήγορη και αποτελεσματική επεξεργασία της αλληλογραφίας, μειώνοντας έτσι το κόστος που σχετίζεται με τη δημιουργία και τη διανομή κάθε μονάδας.
Ένα παράδειγμα χρήσης αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας είναι η δημιουργία και η εκτέλεση μιας καμπάνιας απευθείας αλληλογραφίας. Προκειμένου να επιταχυνθεί η διαδικασία αποστολής μεγάλου όγκου διαφημιστικών κομματιών, όπως γράμματα ή καρτ ποστάλ, ο δημιουργός θα χρησιμοποιεί συχνά ηλεκτρονικές μεθόδους για την αντιμετώπιση, την ταξινόμηση και την προετοιμασία των τεμαχίων για αποστολή. Αυτές περιλαμβάνουν τη σάρωση αλληλογραφίας, τη δημιουργία συνοδευτικών φαξ και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μέρος της καμπάνιας και τη διανομή αυτών των ηλεκτρονικών μορφών μαζί με τα κομμάτια απευθείας αλληλογραφίας.
Το λογισμικό υπολογιστή χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας ή για την εκτύπωση ονομάτων και διευθύνσεων παραληπτών στα ίδια τα κομμάτια. Οι μηχανές διαλογής καθιστούν δυνατή τη διάκριση των τεμαχίων με ταχυδρομικό κώδικα, γεγονός που με τη σειρά του διευκολύνει τη χρήση των χρεώσεων μαζικής αλληλογραφίας. Πολλές αυτοματοποιημένες στρατηγικές αλληλογραφίας χρησιμοποιούν επίσης τεχνολογία εκτύπωσης λέιζερ για να εφαρμόσουν την κατάλληλη ποσότητα ταχυδρομείου ως μέρος της διαδικασίας διαλογής, επιτρέποντας στα κομμάτια να είναι έτοιμα για αποστολή σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα.
Το όφελος της αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας είναι ότι είναι δυνατή η προετοιμασία και η αποστολή δεκάδων χιλιάδων αλληλογραφιών σε ένα κλάσμα του χρόνου που θα χρειαστεί για την προετοιμασία των ίδιων κομματιών με το χέρι. Ανάλογα με τη φύση των κομματιών αλληλογραφίας, η χρήση αυτοματοποιημένων εργαλείων θα επέτρεπε σε μια επιχείρηση να επεξεργαστεί περισσότερα κομμάτια σε μια ώρα από ό, τι μια ομάδα δέκα έως δεκαπέντε ατόμων θα μπορούσε να επεξεργαστεί σε αρκετές εργάσιμες ημέρες. Αυτό μεταφράζεται σε σημαντική εξοικονόμηση για την εταιρεία, καθώς και απελευθέρωση πολύτιμων πόρων προσωπικού για να επικεντρωθεί σε άλλες σημαντικές πτυχές της λειτουργίας.
Ενώ ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να δημιουργήσουν τη δική τους εγκατάσταση διαλογής αλληλογραφίας εσωτερικά, άλλες επιλέγουν να κάνουν χρήση αυτοματοποιημένων υπηρεσιών αλληλογραφίας για να χειριστούν τις καμπάνιες άμεσης αλληλογραφίας και άλλες μαζικές αποστολές. Πολλές από αυτές τις εταιρείες διατηρούν λίστες για τους πελάτες τους, καθώς και αποδείξεις εγγράφων που έχουν προετοιμαστεί για προηγούμενες καμπάνιες. Αυτό επιτρέπει στον πελάτη να συντάξει γρήγορα μια νέα καμπάνια απευθείας αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας στοιχεία από προηγούμενες μαζικές αποστολές, με σχετικά μικρό κόστος. Δεδομένου ότι πολλές από αυτές τις υπηρεσίες χρεώνουν μια κατ ‘αποκοπή τιμή ανά τεμάχιο που περιλαμβάνει εκτύπωση, διόρθωση, διεύθυνση, εφαρμογή ταχυδρομικών αποστολών, ακόμη και παράδοση στο ταχυδρομείο, είναι πολύ εύκολο να υπολογιστεί το κόστος του έργου αποστολής σε λίγα λεπτά.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης μιας αυτοματοποιημένης υπηρεσίας αλληλογραφίας είναι ότι πολλά προσφέρουν εκπτώσεις όγκου. Καθώς ο πελάτης επιλέγει να στείλει περισσότερα αντίγραφα του ίδιου κομματιού, το ποσοστό ανά αποστολή μειώνεται. Αυτό μπορεί να επιτρέψει στις εταιρείες να βελτιώσουν περαιτέρω το κόστος τους για άμεση διαφήμιση μέσω ταχυδρομείου ή ακόμη και να στέλνουν κομμάτια αλληλογραφίας σε υπάρχοντες πελάτες σε συνεχή βάση.
SmartAsset.