Η διαχείριση προμηθειών είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται από πολλές εταιρείες για την απόκτηση, απογραφή και διανομή ειδών που χρησιμοποιούνται στις τρέχουσες δραστηριότητες της επιχείρησης. Η διαδικασία διαχείρισης εφοδιασμού αφορά τις πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή καθώς και τα είδη γραφείου, τα εξαρτήματα για την επισκευή μηχανών και οποιαδήποτε άλλα είδη που χρησιμοποιούνται εσωτερικά για τη συνεχιζόμενη λειτουργία της εταιρείας. Ένας κύριος στόχος της αποτελεσματικής διαχείρισης της αλυσίδας εφοδιασμού είναι να εξισορροπήσει την ανάγκη να έχετε στη διάθεσή σας αντικείμενα όταν απαιτείται με τη διατήρηση μικρότερου αποθέματος, επιτρέποντας στην εταιρεία να μεταφέρει λιγότερα γενικά έξοδα.
Για πολλές εταιρείες, η διαδικασία διαχείρισης εφοδιασμού ξεκινά με ένα κεντρικό τμήμα ή ομάδα αγορών. Αυτή η ομάδα συντονίζει ενεργά την αγορά πρώτων υλών, ανταλλακτικών και αναλωσίμων, ακόμη και αντικειμένων όπως χαρτί αντιγραφής, μολύβια και κασέτες εκτυπωτή. Ένας όμιλος αγορών θα επιδιώξει να βρει προμηθευτές οικονομικά αποδοτικούς και να δημιουργήσει σχέσεις που θα επιτρέπουν στην εταιρεία να αγοράζει αντικείμενα είτε στις ανάγκες ή σε ένα προκαθορισμένο χρονοδιάγραμμα που μπορεί να τροποποιηθεί εάν είναι απαραίτητο. Στη συνέχεια, η ομάδα συντονίζει την παράδοση των ειδών έτσι ώστε να φτάσουν στις εγκαταστάσεις του εργοστασίου λίγο πριν χρειαστεί.
Για πολλούς ανθρώπους που ασχολούνται με τη διαχείριση του εφοδιασμού, μια χρονικά αποδεκτή ιδέα που διέπει τη συνολική διαδικασία είναι γνωστή απλώς ως χρήση. Η χρήση αναφέρεται στον αριθμό των μονάδων ενός δεδομένου στοιχείου που χρησιμοποιούνται τακτικά μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο, όπως ένας ημερολογιακός μήνας. Ο καθορισμός της μέσης χρήσης είναι χρήσιμος για τον διαχειριστή προμηθειών, καθώς καθιστά δυνατή την προβολή πότε θα εξαντληθεί η τρέχουσα παροχή και θα χρειαστεί να παραγγείλετε περισσότερες μονάδες για παράδοση λίγο πριν χρειαστεί.
Συντονίζοντας την αγορά με τη χρήση, η διαδικασία διαχείρισης προμήθειας επιτυγχάνει δύο πράγματα. Πρώτον, η διαδικασία καθιστά δυνατή τη σχεδίαση και τη διατήρηση ενός λειτουργικού προϋπολογισμού, διασφαλίζοντας ότι τα υλικά και τα άλλα στοιχεία που απαιτούνται για να διατηρηθεί η εταιρεία λειτουργική είναι πάντα παρόντα. Δεύτερον, η αποτελεσματική διαχείριση του εφοδιασμού καθιστά επίσης εύκολη την άσκηση υπεύθυνου ελέγχου αποθεμάτων, διατηρώντας τον αριθμό των μονάδων σε ετοιμότητα για οποιοδήποτε είδος εντός ενός ορισμένου επιπέδου και ελαχιστοποιώντας έτσι τη φορολογική επιβάρυνση που πληρώνουν οι εταιρείες για τις πρώτες ύλες, τα υπό επεξεργασία προϊόντα και τα τελικά προϊόντα.
Στο παρελθόν, η διαδικασία διαχείρισης προμηθειών στηριζόταν σε μεγάλο βαθμό σε μια χειροκίνητη διαδικασία τήρησης αρχείων που παρακολουθούσε την παραγγελία, παραλαβή και εκταμίευση κάθε είδους που αποκτήθηκε για χρήση από την εταιρεία. Ως μέρος αυτών των εγχειριδίων αρχείων, ο υπολογισμός της χρήσης βάσει των ημερομηνιών έκδοσης σε διαφορετικά τμήματα της εταιρείας ήταν απαραίτητος. Σήμερα, το λογισμικό διαχείρισης προμηθειών χειρίζεται πολλούς από τους υπολογισμούς αυτόματα καθώς οι αποδείξεις και οι εκταμιεύσεις καταχωρούνται στη βάση δεδομένων. Αυτό καθιστά δυνατή τη γρήγορη εκτέλεση αναφορών από τους διαχειριστές προμηθειών που υποδεικνύουν ποια είδη πρέπει να αναδιαταχθούν την επόμενη εβδομάδα και πόσες μονάδες από κάθε είδος πρέπει να παραγγελθούν.
Μερικά από τα πιο ισχυρά προγράμματα λογισμικού διαχείρισης προμηθειών είναι ακόμη ικανά να δημιουργήσουν ηλεκτρονικές και έντυπες φόρμες έγκρισης εσωτερικής παραγγελίας, όπως αιτήματα που προωθούνται σε κεντρικό τμήμα αγορών και εκχωρούνται αριθμός τιμολογίου για αναφορά στην πραγματική παραγγελία. Το λογισμικό αυτού του τύπου μπορεί συχνά να δημιουργήσει φόρμες εκπλήρωσης παραγγελιών και να διανείμει αντίγραφα σε εξουσιοδοτημένα τμήματα μόλις παραληφθούν τα υλικά στον ιστότοπο όπου θα χρησιμοποιηθούν.
SmartAsset.