Η επεξεργασία τιμολογίων είναι μια σειρά διαδικασιών για το χειρισμό των τιμολογίων για να βεβαιωθείτε ότι πληρώνονται έγκαιρα. Οι μεμονωμένες επιχειρήσεις έχουν συνήθως τα δικά τους συστήματα επεξεργασίας, στα οποία συμμετέχουν μέλη του λογιστικού προσωπικού, καθώς και επόπτες και άλλο προσωπικό. Διατίθεται λογισμικό για βοήθεια με την επεξεργασία τιμολογίων για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας, τον ευκολότερο εντοπισμό εγγραφών και την ταχεία πρόσβαση στα τρέχοντα εκκρεμή τιμολόγια.
Η διαδικασία ξεκινά με την παράδοση ενός τιμολογίου μέσω φαξ, email, ταχυδρομείου ή άλλου συστήματος. Ένα μέλος του λογιστικού προσωπικού πρέπει να ανοίξει και να ελέγξει το τιμολόγιο για να αποφασίσει πώς θα προχωρήσει. Μπορεί να έχει έναν αριθμό εντολής αγοράς, υποδεικνύοντας ότι ο υπεύθυνος αυτής της εντολής αγοράς πρέπει να τον επαληθεύσει. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει έλεγχο του τιμολογίου έναντι πραγματικών στοιχείων που ελήφθησαν και επαλήθευση ότι ένα άτομο ενέκρινε την αγορά από την αρχή. Εάν δεν υπάρχει αριθμός εντολής αγοράς, ο λογιστής πρέπει να εξετάσει το έγγραφο για να καθορίσει τι είδους προϊόν ή υπηρεσία συζητείται.
Στα ηλεκτρονικά συστήματα επεξεργασίας τιμολογίων, οι άνθρωποι μπορούν να καταγράφουν τα δεδομένα τιμολογίου, συμπεριλαμβανομένου του προμηθευτή προέλευσης, λεπτομέρειες, ημερομηνία λήξης και ούτω καθεξής, δημιουργώντας μια καταχωρίσιμη καταχώριση βάσης δεδομένων. Οι προϊστάμενοι λογιστηρίου μπορούν να ζητήσουν λίστες εκκρεμών τιμολογίων ταξινομημένων κατά ημερομηνία λήξης και άλλες παραμέτρους. Μόλις ο λογιστής εγκρίνει την πληρωμή, τα χρήματα μπορούν να αποσταλούν με επιταγή, ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων και άλλες μεθόδους, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες του προμηθευτή στο αρχείο. Εάν ένας προμηθευτής είναι νέος, το λογιστήριο μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσει για τη συλλογή πληροφοριών εάν τα δεδομένα χρέωσης δεν είναι πλήρη.
Οι εταιρείες καταγράφουν τις πληρωμές τους με επιταγή ή αριθμό επιβεβαίωσης, ανάλογα με τον τρόπο υποβολής χρημάτων, για να δημιουργήσουν ένα αρχείο που δείχνει πότε και πώς πραγματοποίησαν μια πληρωμή. Μόλις αποσταλούν τα χρήματα, το λογιστήριο μπορεί να σημειώσει ότι το τιμολόγιο έχει πληρωθεί και να το μεταφέρει από τη στήλη των πληρωτέων λογαριασμών στα καθολικά τους. Εάν προκύψει διαφωνία σχετικά με τις πληρωμές, αυτά τα αρχεία είναι διαθέσιμα για έλεγχο, για να μάθετε πού πήγε μια πληρωμή και πώς να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα.
Ο αριθμός των βημάτων που εμπλέκονται στην επεξεργασία τιμολογίου μπορεί να διαφέρει, ανάλογα με την εταιρεία και τα συστήματα που χρησιμοποιεί. Τα Failafes είναι ενσωματωμένα για να αποφευχθούν προβλήματα όπως διπλές πληρωμές, πληρωμή σε μη εξουσιοδοτημένες αγορές ή μη πληρωμή τιμολογίου με τους προβλεπόμενους όρους. Σε μια μικρή επιχείρηση, ένα άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο για αυτές τις πληρωμές, ενώ οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορεί να έχουν ένα ολόκληρο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών υπεύθυνο για τον χειρισμό όλης της επεξεργασίας τιμολογίων, για κάθε προμηθευτή από παρόχους υπηρεσιών κοινής ωφέλειας έως υπεργολάβους που χρησιμοποιεί μια εταιρεία σε συγκεκριμένα έργα.
SmartAsset.