Η διαχείριση αρχείων (RM) είναι μια διαδικασία για το χειρισμό των αρχείων από τη στιγμή που δημιουργούνται έως το σημείο που πρέπει να απορριφθούν. Οι άνθρωποι που ασκούν διαχείριση αρχείων έχουν συνήθως πτυχία κολλεγίου και εξειδικευμένη εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης για συγκεκριμένους τύπους βιομηχανιών και επιχειρήσεων. Για μεγάλα ιδρύματα, η διαχείριση αρχείων μπορεί να είναι εργασία πλήρους απασχόλησης για μεγάλο προσωπικό, ενώ οι μικρότεροι οργανισμοί μπορεί να βασίζονται σε γραμματέα ή βοηθό γραφείου για τη διαχείριση των αρχείων τους.
Ένα καλά εφαρμοσμένο σύστημα διαχείρισης αρχείων ξεκινά από τη στιγμή της δημιουργίας, με ένα τυποποιημένο σύστημα δημιουργίας αρχείων που έχει σχεδιαστεί για να κάνει τα αρχεία χρήσιμα, συνεπή και εύκολα προσβάσιμα. Αυτά τα πρότυπα ισχύουν για τα πάντα, από τον τρόπο μορφοποίησης της εγγραφής έως τον τρόπο παρουσίασης των πληροφοριών στο εσωτερικό. Μόλις δημιουργηθεί, μια εγγραφή εισέρχεται σε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων όπου καταγράφεται, παρακολουθείται και διατηρείται.
Όταν κάποιος χρειάζεται πρόσβαση σε μια εγγραφή, το σύστημα επιτρέπει τον εντοπισμό της εγγραφής. Οι καταχωρίσεις ευρετηρίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιβεβαιώσουν ότι μια εγγραφή είναι πλήρης και για να σημειώσουν πώς και πότε χρησιμοποιήθηκε η εγγραφή. Το σύστημα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την εκτίμηση τελών πρόσβασης σε αρχεία, μια συνηθισμένη πρακτική όταν οι άνθρωποι θέλουν αντίγραφα των αρχείων τους. Στο τέλος της ωφέλιμης ζωής του δίσκου, μπορεί να απορριφθεί μέσω αρχειοθέτησης, καταστροφής ή άλλων μέσων.
Τα αρχεία υπό διαχείριση μπορούν να περιλαμβάνουν ψηφιακά ή φυσικά αρχεία και μερικές φορές ένα μείγμα και των δύο. Καθώς περισσότερες εταιρείες έχουν μεταβεί σε μορφή γραφείου χωρίς χαρτί, μέρος αυτής της διαδικασίας περιλάμβανε την ψηφιοποίηση φυσικών αρχείων και τη δημιουργία βάσεων δεδομένων που δίνουν περιθώριο ανάπτυξης στο σύστημα διαχείρισης αρχείων του γραφείου.
Μια κρίσιμη πτυχή της διαχείρισης αρχείων είναι η συμμόρφωση με τα γενικά αποδεκτά πρότυπα για τη βιομηχανία, καθώς και το νόμο. Τα ιατρικά και νομικά αρχεία, για παράδειγμα, πρέπει να ελέγχονται για λόγους απορρήτου, ενώ τα λογιστικά αρχεία πρέπει να τηρούν τα λογιστικά πρότυπα. Τα άτομα που εργάζονται και χειρίζονται αρχεία λαμβάνουν εκπαίδευση σε αρχειοθετημένες πρακτικές, ασφάλεια και οργάνωση αρχείων, ώστε να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.
Τα άτομα με προηγμένα πτυχία σε τομείς που σχετίζονται με τη διαχείριση αρχείων έχουν πολλές διαθέσιμες ευκαιρίες απασχόλησης. Αυτές περιλαμβάνουν τη διαχείριση εκτεταμένων αρχείων και αρχείων, συνεργασία με οργανισμούς που αναπτύσσουν πρότυπα και πρακτικές για τους κατόχους αρχείων και βοήθεια με το σχεδιασμό λογισμικού που χρησιμοποιείται στη διαχείριση αρχείων. Οι επαγγελματίες που στερούνται προηγμένων πτυχίων μπορεί να έχουν πιο περιορισμένες ευκαιρίες απασχόλησης, ακόμη και με μεγάλη εμπειρία, ανάλογα με τους τύπους αρχείων που θέλουν να χειριστούν.