Όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή, αναμένεται να ακολουθήσετε ορισμένες μορφές. Οι μορφές έχουν κάποια ποικιλία και, εκτός και αν παρακολουθείτε ένα μάθημα για τη συγγραφή επιστολών, οι άνθρωποι ενδέχεται να μην μετρούν συγκεκριμένα την απόσταση μεταξύ της κορυφής της σελίδας και των διευθύνσεών σας, καθώς και μεταξύ των διευθύνσεων που αναφέρονται και του χαιρετισμού σας. Η πιο σημαντική πτυχή όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή είναι να καταστήσετε πολύ σαφή τον σκοπό σας – γιατί γράφετε την επιστολή. Ωστόσο, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με μια βασική μορφή, πριν αρχίσετε να ανησυχείτε για το τι και πώς θα γράψετε.
Εάν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, ελέγξτε το πρόγραμμά σας για πρότυπα επαγγελματικών επιστολών. Αυτά μπορούν να κάνουν τη δουλειά σας πιο εύκολη επειδή έχουν προκαθορίσει τα περιθώρια και συνήθως σας ενημερώνουν ακριβώς πού να τοποθετήσετε πράγματα όπως διευθύνσεις. Εάν δεν έχετε τέτοιο πρότυπο, τότε η επιστολή σας μπορεί να μορφοποιηθεί με δύο τρόπους. Η πρώτη ονομάζεται μορφή μπλοκ και η δεύτερη μορφή με εσοχή. Εκτός εάν ορίζεται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε τη μορφή είτε οποιαδήποτε από τις παραλλαγές τους. Η μεγάλη διαφορά μεταξύ των δύο μορφών είναι ότι οι παράγραφοι δεν έχουν εσοχές και το κείμενο μπορεί να δικαιολογείται, ώστε κάθε γραμμή να έχει το ίδιο μήκος. Σε μορφή με εσοχή, δεν θα έχουν όλες οι γραμμές ακριβώς το ίδιο μήκος και η πρώτη πρόταση κάθε παραγράφου θα έχει πέντε κενά.
Υπάρχουν μικρές παραλλαγές με κάθε μορφή, επομένως αυτή η εξήγηση θα έχει ως στόχο να γράψετε γρήγορα μια επαγγελματική επιστολή, χρησιμοποιώντας τη μορφή μπλοκ, χωρίς να αιτιολογήσετε το κείμενό σας. Το επαγγελματικό γράμμα πρέπει να έχει τα ακόλουθα περιθώρια: μία ίντσα (2.54 cm) στο επάνω, κάτω, αριστερό και δεξί. Ελέγξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου πριν ξεκινήσετε και ορίστε αυτά τα περιθώρια εάν είναι απαραίτητο. Η γραμματοσειρά πρέπει να είναι 12 πόντων και η Times New Roman είναι η προτιμώμενη επιλογή.
Εάν πληκτρολογείτε σε επιστολόχαρτο της εταιρείας, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε την επιστολή με τη διεύθυνσή σας. Εάν χρησιμοποιείτε τυπικό χαρτί, θα πρέπει να ξεκινήσετε στο επάνω περιθώριο με τη διεύθυνσή σας. Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε το όνομά σας στη διεύθυνσή σας. Απλώς συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας και, αν θέλετε, τον αριθμό τηλεφώνου και το email. Προσθέστε μια ημερομηνία αμέσως μετά τη διεύθυνση. Μπορείτε να κάνετε εσοχή στη διεύθυνσή σας έτσι ώστε να ταιριάζει με το δεξί περιθώριο, αλλά μπορεί απλά να ξεκινά από το αριστερό περιθώριο, κάτι που είναι πιο εύκολο.
Παραλείψτε μια γραμμή και γράψτε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε, τον τίτλο ή την εταιρεία του και τη διεύθυνσή του. Κάθε καταχώρηση όπως το όνομα, ο τίτλος και η διεύθυνση πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστή γραμμή. Η πόλη, η πολιτεία και ο ταχυδρομικός κώδικας πρέπει να αποτελούν την τελευταία γραμμή. Απαιτείται η ακόλουθη σειρά για τη διεύθυνση: Εταιρεία, Πρόσωπο, Τίτλος και Διεύθυνση.
Παραλείψτε μια άλλη γραμμή και ξεκινήστε με τον χαιρετισμό σας. Αυτό πρέπει να είναι τυπικό. Εάν γράφετε στην κα Σμιθ, θα γράψετε Αγαπητή κα Σμιθ :. Χρησιμοποιήστε άνω και κάτω τελεία αντί για κόμμα μετά τον χαιρετισμό.
Αφαιρέστε το διάστημα κατά μία γραμμή και ξεκινήστε την πρώτη σας παράγραφο σώματος. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει ξεκάθαρα την πρόθεση της επιστολής σε αυτήν την πρώτη παράγραφο. Χρησιμοποιήστε πρόσθετες παραγράφους, με ένα κενό ενδιάμεσο, ανάλογα με τις ανάγκες για να επεκτείνετε το θέμα σας ή να δώσετε παραδείγματα. Αφού ολοκληρώσετε τις παραγράφους του σώματος, παραλείψτε μια γραμμή προς τα κάτω και γράψτε «Με εκτίμηση», την τελευταία σας παρατήρηση, στη συνέχεια παραλείψτε περίπου τρεις έως τέσσερις γραμμές πριν πληκτρολογήσετε το όνομά σας και τον τίτλο σας εάν έχετε. Προτού ταχυδρομηθεί η επαγγελματική επιστολή, μην ξεχάσετε να υπογράψετε το όνομά σας με μαύρο μελάνι στο διάστημα μεταξύ του κλεισίματος και του πληκτρολογημένου ονόματος σας.
Ο στόχος όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή είναι να μεταφέρετε αποτελεσματικά την άποψή σας. Δεν μπορείτε να είστε αποτελεσματικοί εάν η επιστολή σας είναι γεμάτη λάθη. Μην εκτελέσετε απλώς έναν ορθογραφικό έλεγχο, αλλά και εξετάστε το χαρτί σας για τυχόν γραμματικά λάθη, συνήθως μπερδεμένες λέξεις και προβλήματα στίξης. Διαβάστε το γράμμα δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε με σαφήνεια την άποψή σας. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα, αλλά αποφύγετε τις συσπάσεις ή οποιαδήποτε αργκό. Μια καλογραμμένη επαγγελματική επιστολή που έρχεται απευθείας στο θέμα είναι πολύ σημαντική, ειδικά αν γράφετε από άλλη επιχείρηση. Η ικανότητά σας να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή που είναι εύκολα κατανοητή και χωρίς σφάλματα αντανακλά τον επαγγελματισμό της εταιρείας σας.
SmartAsset.