Μια επιστολή προς τους επενδυτές πρέπει πάντα να είναι ενημερωτική, καθώς και επαγγελματική. Για να διατηρήσετε ισχυρές τις σχέσεις με τους επενδυτές, επικοινωνείτε πάντα με σαφήνεια και ειλικρίνεια για τις λεπτομέρειες της επιχείρησής σας. Η αλληλογραφία σας με τους επενδυτές θα πρέπει να περιλαμβάνει μόνο τεκμηριωμένες πληροφορίες και κάθε επενδυτής θα πρέπει να ενημερώνεται για σημαντικά ζητήματα που επηρεάζουν την επένδυσή του αμέσως μόλις γίνουν γνωστά. Εάν επισυνάψετε αναφορές επενδυτών με μια επιστολή, εξηγήστε λεπτομερώς τυχόν τομείς ανησυχίας που μπορεί να εμφανίσει μια αναφορά και ενθαρρύνετε τους επενδυτές να επικοινωνήσουν απευθείας μαζί σας, εάν υπάρχουν μελλοντικές ερωτήσεις ή ανησυχίες.
Κάθε φορά που γράφετε μια επιστολή σε επενδυτές, βεβαιωθείτε ότι είναι πληκτρολογημένη σε επιστολόχαρτο με μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά με επαγγελματική εμφάνιση. Είτε ετοιμάζετε μια τριμηνιαία επιστολή προς τους επενδυτές, μια ετήσια επιστολή προς τους επενδυτές είτε γράφετε μια επιστολή για μια πρόταση επενδυτή, φροντίστε να κρατήσετε ένα αντίγραφο της επιστολής για τα αρχεία σας και να στείλετε αντίγραφο της ίδιας επιστολής σε όλους τους επενδυτές σας, καθώς και τυχόν μέλη του διοικητικού συμβουλίου και άλλα κατάλληλα κόμματα. Απευθυνθείτε στους παραλήπτες με σεβασμό και επαγγελματικό ύφος και συμπεριλάβετε πάντα τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Όλες οι ανακοινώσεις των επενδυτών θα πρέπει να φέρουν κατάλληλη ημερομηνία απευθείας στην αλληλογραφία, προκειμένου να διατηρηθεί ένα πραγματικό χρονοδιάγραμμα επικοινωνίας. Θα πρέπει επίσης να περιέχει πάντα μια αναφορά ή μια γραμμή θέματος μετά την ημερομηνία της επιστολής, ώστε οι επενδυτές σας να γνωρίζουν σε τι αναφέρεται η επιστολή και έτσι οι πληροφορίες να είναι εύκολα ανακτήσιμες, εάν χρειαστεί στο μέλλον. Μια επιστολή προς τους επενδυτές θα πρέπει επίσης να ξεκινά πάντα με έναν σεβασμό και επαγγελματικό χαιρετισμό, ακόμα κι αν έχετε προσωπική σχέση με τους επενδυτές σας.
Όταν συντάσσετε μια επιστολή για αποστολή στους επενδυτές, είναι πάντα καλή ιδέα να φτάσετε απευθείας στο θέμα το συντομότερο δυνατό. Μπορεί να έχετε μια φιλική σχέση με τον επενδυτή, αλλά η συζήτηση προσωπικών θεμάτων δεν είναι ποτέ κατάλληλη όταν παρέχετε μια επαγγελματική επιστολή σε επενδυτές. Αντίθετα, η επιστολή θα πρέπει να περιέχει μόνο πληροφορίες σχετικές με το επιχειρηματικό ενδιαφέρον και την επένδυση του επενδυτή στο έργο σας.
Στην επιστολή σας προς τους επενδυτές να είστε αισιόδοξοι για το μέλλον της επιχείρησής σας μαζί. Ακόμα κι αν οι επενδυτές αντιμετωπίζουν την πιθανότητα να χάσουν μια επένδυση, αναφέρετε λεπτομερώς τις καλύτερες στρατηγικές σας για να προσπαθήσετε να αποφύγετε μια τέτοια απώλεια. Εν ολίγοις, διαβεβαιώστε τους επενδυτές σας ότι κάνετε το προσωπικό και επαγγελματικό σας καλύτερο για να προστατεύσετε τα συμφέροντά τους.
Όταν μια επιστολή προς τους επενδυτές παρέχει αποθαρρυντικά νέα, είναι επίσης καλή πρακτική να ενημερώνετε τους επενδυτές σας για καταστάσεις που φαινομενικά είναι πέρα από τον έλεγχό σας. Ταυτόχρονα, ωστόσο, ενημερώστε τους επενδυτές για τις προσπάθειες που έχετε κάνει για λογαριασμό τους. Οι περισσότεροι επενδυτές κατανοούν τους κινδύνους και κατανοούν ότι απρόβλεπτες περιστάσεις μπορεί να οδηγήσουν σε ζημία. Αυτό που οι περισσότεροι δεν θα ανεχθούν, ωστόσο, είναι η παραπληροφόρηση ή η σκόπιμη διατύπωση ψέματος με επιστολή ή αυτοπροσώπως.