Η ροή αλληλογραφίας είναι το άθροισμα των εγγράφων, των πακέτων και της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που διακινείται μέσω μιας επιχείρησης ή ενός σπιτιού. Ο όρος χρησιμοποιείται πιο συχνά στον εταιρικό κόσμο, συνήθως στο πλαίσιο της εκμάθησης πώς να διαχειρίζεστε τη μεγάλη ροή αλληλογραφίας που συνοδεύει μια μεγάλη εταιρεία. Αρκετές εταιρείες ειδικεύονται στις υπηρεσίες αλληλογραφίας, προσφέροντας τρόπους βελτίωσης της αποτελεσματικότητας σε κάθε βήμα της διαδικασίας αλληλογραφίας. Για εταιρείες που ειδικεύονται στο μάρκετινγκ, η δημιουργία ενός βελτιωμένου συστήματος αλληλογραφίας είναι ζωτικής σημασίας.
Εκτός από το ίδιο το ταχυδρομείο, η αλληλογραφία περιλαμβάνει τα βήματα στην πορεία. Η δημιουργία εγγράφων, ο χειρισμός αλληλογραφίας, η αρχειοθέτηση, η επεξεργασία και όλες οι άλλες εργασίες που σχετίζονται με τη ροή αλληλογραφίας περιλαμβάνονται σε αυτό. Από τη στιγμή που δημιουργείται ένα έγγραφο μέχρι τη στιγμή που αποχωρεί από την εταιρεία, περιλαμβάνεται στο mailstream. Στην άλλη πλευρά της εξίσωσης, τη στιγμή που ένα κομμάτι αλληλογραφίας εισέρχεται στην εταιρεία, γίνεται επίσης μέρος της αλληλογραφίας, μέχρι να αντιμετωπιστεί κατάλληλα.
Λογαριασμοί, πακέτα, προσωπική αλληλογραφία, υλικό μάρκετινγκ και ψηφιακά έγγραφα αποτελούν μέρος της ροής αλληλογραφίας. Ενώ τα άτομα είναι συνήθως σε θέση να διαχειρίζονται την αλληλογραφία τους μόνοι τους, μια εταιρεία συνήθως χρειάζεται να εφαρμόσει ένα σύστημα. Οι περισσότερες εταιρείες στέλνουν καθημερινά μεγάλο όγκο υλικού, μεταφέροντας αλληλογραφία σε όλη την εταιρεία μέσω ενός κεντρικού ταχυδρομείου. Μερικά από τα μέτρα που λαμβάνονται για την εξομάλυνση μιας ροής αλληλογραφίας περιλαμβάνουν τη χρήση τυποποιημένων φακέλων, την ταξινόμηση της αλληλογραφίας πριν αποσταλεί, ώστε μια εταιρεία να μπορεί να λαμβάνει τιμές μαζικής αποστολής και τη χρήση προγραμμάτων υπολογιστή για τη διαχείριση της αλληλογραφίας. Η εισερχόμενη αλληλογραφία επεξεργάζεται και παραδίδεται από υπαλλήλους της αίθουσας αλληλογραφίας.
Στο πεδίο της ηλεκτρονικής επικοινωνίας, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν υπηρεσίες φιλτραρίσματος και ταξινόμησης υψηλής ισχύος για να οργανώσουν την αλληλογραφία πριν φτάσει στον τελικό προορισμό. Συνήθως αυτά τα προγράμματα φιλτράρουν τους ιούς και το ανεπιθύμητο υλικό πριν διασφαλίσουν ότι η ψηφιακή επικοινωνία φτάνει στο σωστό άτομο. Πολλές εταιρείες εκμεταλλεύονται επίσης το ψηφιακό ταχυδρομείο για την αποστολή διαφημιστικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες, καθώς το άμεσο μάρκετινγκ με χρήση ψηφιακών μέσων είναι πολύ λιγότερο ακριβό από το φυσικό άμεσο ταχυδρομείο.
Διατηρώντας καλά αρχεία μιας ροής αλληλογραφίας, μια εταιρεία μπορεί να προσφέρει καλύτερες υπηρεσίες πελατών και πελατών. Οι περισσότερες εταιρείες δυσκολεύονται επίσης να συγχρονίσουν ψηφιακές και φυσικές επικοινωνίες. Η ψηφιακή αλληλογραφία έχει πολύ μικρότερο χρόνο καθυστέρησης από τη φυσική. Για τους πελάτες, μπορεί να είναι ενοχλητικό ή ενοχλητικό εάν τα αρχεία μιας εταιρείας δεν διατηρούνται ενήμερα. Σε μια εταιρεία με συγχρονισμένη και οργανωμένη ροή αλληλογραφίας, ένας εκπρόσωπος της εταιρείας μπορεί να αναζητήσει έναν πελάτη και να παρακολουθήσει όλη την αλληλογραφία της εταιρείας μαζί του, κάνοντας τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες πολύ πιο εύκολες.
SmartAsset.