Πιθανότατα δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η εργασία σε μια αίθουσα αλληλογραφίας περιλαμβάνει επεξεργασία αλληλογραφίας. Ωστόσο, για να διατηρηθεί η ομαλή λειτουργία μιας αίθουσας αλληλογραφίας, ιδίως στην περίπτωση των μεγάλων εταιρειών, η εργασία των υπαλλήλων της αίθουσας αλληλογραφίας πρέπει να κατανεμηθεί σε μια σειρά συγκεκριμένων θέσεων εργασίας. Γενικά, οι εργασίες στα γραμματοκιβώτια μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριες κατηγορίες: αυτές που σχετίζονται με την εισερχόμενη αλληλογραφία και αυτές που σχετίζονται με την εξερχόμενη αλληλογραφία. Η εισερχόμενη αλληλογραφία απαιτεί συνήθως ταξινόμηση και παράδοση, ενώ η εξερχόμενη αλληλογραφία μπορεί να χρειαστεί να συλλεχθεί, να ζυγιστεί, να επισημανθεί και να προγραμματιστεί για παραλαβή. Στις αίθουσες αλληλογραφίας που απασχολούν πολλούς υπαλλήλους, ένα άτομο θα χρησιμεύει συχνά ως διευθυντής, αναθέτοντας και επιβλέποντας τις διαφορετικές εργασίες ταχυδρομείου που πρέπει να ολοκληρώνονται κάθε μέρα.
Οι πολλές διαφορετικές εργασίες γραμματοσειράς που εμπλέκονται στην επιτυχή επεξεργασία της αλληλογραφίας μιας εταιρείας κάθε μέρα μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριες κατηγορίες: αυτές που σχετίζονται με το εισερχόμενο ταχυδρομείο και εκείνες που σχετίζονται με την εξερχόμενη αλληλογραφία. Ο χειρισμός των εισερχόμενων μηνυμάτων συνήθως ξεκινά με την ταξινόμηση. Στην περίπτωση των μικρών εταιρειών, η αλληλογραφία μπορεί να ταξινομηθεί αμέσως ανάλογα με τον παραλήπτη, ενώ στις μεγάλες εταιρείες, τα εισερχόμενα γράμματα και δέματα μπορούν πρώτα να ταξινομηθούν ανά τμήμα και στη συνέχεια να οργανωθούν ανάλογα με τον παραλήπτη. Ανάλογα με τον όγκο αλληλογραφίας, αυτή η διαδικασία ταξινόμησης μπορεί να πραγματοποιηθεί με το χέρι ή μπορεί να ολοκληρωθεί με τη βοήθεια αυτοματοποιημένου εξοπλισμού. Μόλις ταξινομηθεί η εισερχόμενη αλληλογραφία, ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι της αίθουσας αλληλογραφίας μπορούν να παραδώσουν την αλληλογραφία είτε σε μεμονωμένους παραλήπτες είτε σε γραμματοκιβώτια τμημάτων.
Άλλες εργασίες ταχυδρομείου περιστρέφονται γύρω από το χειρισμό εξερχόμενης αλληλογραφίας. Τα εξερχόμενα αντικείμενα μπορούν να παραδοθούν απευθείας σε μια αίθουσα αλληλογραφίας μέσω ενός συστήματος αποχέτευσης ή μπορεί να συλλεχθούν από μεμονωμένους αποστολείς ή γραφεία τμημάτων ή εισερχόμενα από υπαλλήλους ταχυδρομείου. Μόλις τα εξερχόμενα είδη φτάσουν στην αίθουσα αλληλογραφίας, μπορεί να χρειαστεί να ζυγιστούν και να επισημανθούν με ταχυδρομικά τέλη ή άλλες απαραίτητες πληροφορίες. Οι υπάλληλοι της αλληλογραφίας μπορεί να χρειαστεί να προγραμματίσουν παραλαβές για αντικείμενα που θα χειρίζονται οι ιδιωτικές εταιρείες παράδοσης. Στη συνέχεια, τα εξερχόμενα αντικείμενα μπορούν να τοποθετηθούν σε εξωτερικά γραμματοκιβώτια, σε καθορισμένη περιοχή παραλαβής ή, στην περίπτωση εσωτερικής αλληλογραφίας, να δρομολογηθούν στο κατάλληλο τμήμα ή άτομο.
Σε μεγάλα γραμματοκιβώτια που απασχολούν πολλούς υπαλλήλους, ένα άτομο μπορεί να χρησιμεύσει ως επόπτης, αναθέτοντας και επιβλέποντας τις διαφορετικές εργασίες ταχυδρομείου που πρέπει να εκτελούνται κάθε μέρα. Για παράδειγμα, ένας επόπτης αίθουσας αλληλογραφίας μπορεί να αναθέτει καθήκοντα διαλογής σε έναν υπάλληλο, καθήκοντα παράδοσης και είσπραξης τμήματος σε έναν άλλον και καθήκοντα ζύγισης και επισήμανσης σε κάποιον άλλο. Ο επόπτης μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση εργασιών ταχυδρομείου υψηλότερου επιπέδου, όπως η διαχείριση ιδιωτικών λογαριασμών εταιρειών παράδοσης και η παραγγελία ταχυδρομικών προμηθειών.