Ένας υπάλληλος αυτοματισμού γραφείου διασφαλίζει ότι όλα τα αυτοματοποιημένα συστήματα ζωτικής σημασίας για τις καθημερινές λειτουργίες γραφείου είναι σε κατάσταση λειτουργίας. Γενικά απαιτείται να έχει γνώση αυτών των συστημάτων σχετικά με τη λειτουργία, τη συντήρηση και την επισκευή τους. Σε περίπτωση βλάβης εξοπλισμού ή μηχανήματος, η γνώμη του υπαλλήλου σχετικά με το αν η επισκευή ή η αντικατάστασή του είναι πιο λογική και οικονομικά αποδοτική συχνά εκτιμάται σε σχέση με άλλους υπαλλήλους γραφείου.
Εκτός από τα μηχανήματα και τον εξοπλισμό παρακολούθησης, μπορεί να αναμένεται να τα χειριστεί και ένας υπάλληλος αυτοματισμού γραφείου. Συχνά του ανατίθενται εργασίες χρησιμοποιώντας υπολογιστές, εκτυπωτές και σαρωτές. Μπορεί να αναμένεται να είναι έμπειρος στη λειτουργία μετρητών ταχυδρομείου, συσκευών φαξ, φωτοτυπικών και τηλεπικοινωνιακών συστημάτων. Κατά προτίμηση, οι γνώσεις του για αυτά τα συστήματα είναι αρκετά εκτεταμένες για να μπορεί να καθοδηγεί σε άλλους τη σωστή λειτουργία.
Σε ορισμένα επιχειρηματικά περιβάλλοντα, ο υπάλληλος αυτοματισμού γραφείου καλείται να λειτουργεί και να συντηρεί άλλο εξοπλισμό, όπως συσκευές παρακολούθησης ασφαλείας και πύλες ασφαλείας. Η δουλειά του μπορεί να συνεπάγεται έλεγχο και επαλήθευση των διαπιστευτηρίων των πωλητών, των εργολάβων και των επισκεπτών. Σε εξαιρετικά ασφαλείς ατμόσφαιρες, μπορεί να του ζητηθεί να εκτελέσει σαρώσεις σώματος με φορητό ανιχνευτή μετάλλων.
Δεδομένου ότι η συντήρηση και η λειτουργία εξοπλισμού γραφείου μπορεί να μην είναι μια εργασία πλήρους απασχόλησης σε ορισμένα περιβάλλοντα, ο υπάλληλος εκτελεί συνήθως διάφορες εργασίες διοικητικής υποστήριξης. Η γενική γνώση και η ευελιξία των δεξιοτήτων του τον καθιστούν συνήθως ένα πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας. Πλέει τακτικά μεταξύ των τμημάτων για να βοηθήσει σε έργα, εφόσον το επιτρέπει ο χρόνος.
Αυτές οι πρόσθετες ευθύνες περιλαμβάνουν συνήθως τη συντήρηση και την ενημέρωση τεχνικών εγχειριδίων και δημοσιεύσεων. Μπορεί επίσης να του ζητηθεί να βοηθήσει με την κατάθεση και αρχειοθέτηση εγγράφων. Περιστασιακά, μπορεί να κληθεί να βοηθήσει με την εξυπηρέτηση των πελατών και τα καθήκοντα υποδοχής, όπως να απαντήσει σε εισερχόμενες κλήσεις και να χαιρετήσει τους επισκέπτες. Εάν θεωρηθεί ότι είναι ικανός στις γραπτές επικοινωνίες, μπορεί να του ζητηθεί να αναθεωρήσει την αλληλογραφία για τη γραμματική, τα σημεία στίξης και το περιεχόμενο.
Η αίθουσα αλληλογραφίας συχνά χρησιμοποιεί τη βοήθεια ενός υπαλλήλου αυτοματισμού γραφείου. Η διακριτικότητα και η κρίση του μπορούν γενικά να εμπιστευθούν για να καθορίσουν το απόρρητο της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας. Μπορεί να του ζητηθεί να βεβαιωθεί ότι η αλληλογραφία έχει σωστή διεύθυνση και ότι έχει τοποθετηθεί η κατάλληλη αποστολή. Εάν χρησιμοποιούνται εξωτερικοί ταχυμεταφορείς, ο υπάλληλος καλείται συχνά να κανονίσει τις υπηρεσίες και να παρακολουθήσει παραλαβές και παραδόσεις.
Η θέση του υπαλλήλου αυτοματισμού γραφείου δεν απαιτεί καμία επίσημη εκπαίδευση, αν και ένα απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο είναι συνήθως απαραίτητη προϋπόθεση για εξέταση. Η εμπειρία σε εργασίες γραφείου εκτιμάται ιδιαίτερα, όπως και η καλή ικανότητα στη λειτουργία και την επισκευή μηχανημάτων γραφείου. Οι εργαζόμενοι σε αυτή τη θέση μπορεί να αναζητούν προαγωγή σε ειδικό αυτοματισμού γραφείου, μια θέση που γενικά πληρώνει υψηλότερο μισθό και μπορεί να προσφέρει περισσότερες ευθύνες, προκλήσεις και ευκαιρίες προόδου στο χώρο εργασίας.