Ένα κόστος μετρητών είναι ένα κόστος που καταβάλλεται αμέσως σε μετρητά ή ισοδύναμο όπως μια επιταγή ή ένα χρηματικό ένταλμα. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με το κόστος που καταβάλλεται με πίστωση, είτε μέσω σύμβασης πίστωσης με έναν πωλητή είτε μέσω της χρήσης πιστωτικής κάρτας ή πιστωτικής γραμμής για την κάλυψη δαπανών. Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν μια μέθοδο λογιστικής μετρητών καταγράφουν τα έξοδα μετρητών αμέσως μόλις πραγματοποιηθούν και καταγράφουν τα πιστωτικά έξοδα μόνο όταν καταβάλλονται μετρητά για τον διακανονισμό πιστωτικών λογαριασμών. Αυτή η λογιστική μέθοδος μπορεί να δημιουργήσει ορισμένες προκλήσεις, με αποτέλεσμα πολλές επιχειρήσεις να προτιμούν να χρησιμοποιούν λογιστική σε δεδουλευμένη βάση για να παρακολουθούν τις δραστηριότητες του λογαριασμού τους.
Ουσιαστικά, ένα κόστος μετρητών είναι κάθε κόστος που καταβάλλεται προκαταβολικά σε άμεσα διαθέσιμα κεφάλαια. Τα κεφάλαια για τέτοιες δαπάνες λαμβάνονται απευθείας από τους λογαριασμούς μιας εταιρείας, αντί να επεκτείνονται με πίστωση και να αποπληρωθούν αργότερα. Υπάρχουν πολλοί τύποι συναλλαγών όπου απαιτούνται πληρωμές σε μετρητά για ασφάλεια και ασφάλεια και όλα αυτά θα καταγράφονται ως κόστη μετρητών για λόγους τήρησης βιβλίων. Μερικοί άνθρωποι και επιχειρήσεις λειτουργούν εξ ολοκλήρου σε μετρητά για λόγους ευκολίας ή για άλλους λόγους και επομένως έχουν μόνο κόστος μετρητών.
Στη λογιστική μετρητών, κάθε φορά που γίνεται πληρωμή σε μετρητά για τον διακανονισμό ενός κόστους σε μετρητά, καταγράφεται στο γενικό καθολικό, μαζί με πληροφορίες για τη συναλλαγή. Ένα πρόβλημα με αυτή τη μέθοδο είναι ότι δεν υπάρχει μηχανισμός για την καταγραφή των πιστωτικών συναλλαγών, και επομένως το γενικό καθολικό δεν παρέχει ακριβή αντανάκλαση των επιχειρηματικών συνθηκών. Μια επιχείρηση θα μπορούσε να έχει εκκρεμείς πιστωτικές συναλλαγές που δεν καταγράφονται, δημιουργώντας μια παραπλανητική απεικόνιση της οικονομικής της κατάστασης.
Ένα κόστος μετρητών μπορεί να περιλαμβάνει λογαριασμούς που διακανονίζονται αμέσως, τρέχοντα έξοδα που πληρώνονται σε μετρητά, πολλές υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και ούτω καθεξής. Στις μεθόδους λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, εκτός από την καταγραφή των ταμειακών δαπανών όπως πραγματοποιούνται, οι λογιστές σημειώνουν και πιστωτικές συναλλαγές. Καταγράφοντας αυτές τις συναλλαγές όταν πραγματοποιούνται, ακόμα κι αν δεν έχουν αλλάξει ακόμη χρήματα, η επιχείρηση είναι σε θέση να παρακολουθεί καλύτερα την οικονομική της κατάσταση και να δημιουργεί μια πιο ειλικρινή εικόνα των οικονομικών της για τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Οι προσεγγίσεις στις λογιστικές μεθόδους ποικίλλουν, ανάλογα με την επιχείρηση. Πολλοί έχουν απομακρυνθεί από τη λογιστική του ταμειακού κόστους στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, επειδή βρίσκουν τη μέθοδο αυτοτέλειας πιο ακριβή και χρήσιμη για τις ανάγκες τους. Οι λογιστές μπορούν να παρέχουν συγκεκριμένες συμβουλές σχετικά με τις λογιστικές μεθόδους και την επιλογή που μπορεί να είναι πιο κατάλληλη για μια δεδομένη επιχείρηση. Μόλις επιλεγεί μια λογιστική μέθοδος, πρέπει να εφαρμόζεται με συνέπεια και να χρησιμοποιείται για να μειωθεί ο κίνδυνος σύγχυσης, ανακριβών οικονομικών καταστάσεων και άλλων προβλημάτων.