Ο συντονιστής προτάσεων είναι μια κρίσιμη θέση σε πολλές εταιρείες πωλήσεων. Τα καθήκοντα περιλαμβάνουν τη συλλογή δεδομένων από μια ποικιλία συνεργατών σε πολλά τμήματα ή λειτουργικούς τομείς, μορφοποίηση προτάσεων σύμφωνα με τις απαιτήσεις υποβολής, παρακολούθηση προθεσμιών και παρακολούθηση της κατάστασης των υποβληθεισών προτάσεων. Ένας συντονιστής πρότασης μπορεί να είναι αφιερωμένος στη δουλειά σε μια μεγάλη εταιρεία ή, σε μια μικρότερη εταιρεία, μπορεί να έχει πρόσθετες λειτουργίες. Ο συντονιστής είναι συχνά μέλος της ομάδας πωλήσεων, αλλά μπορεί επίσης να είναι μέρος των τμημάτων μάρκετινγκ ή ανάπτυξης επιχειρήσεων.
Κάθε εταιρεία που πουλά κάτι, είτε πρόκειται για προϊόν είτε για υπηρεσία, θα χρειαστεί να γράψει προτάσεις. Αυτό μπορεί να είναι ως απάντηση σε ένα αίτημα τιμολόγησης ή μπορεί απλώς να είναι μια προληπτική προσπάθεια για να κερδίσετε μια επιχείρηση. Ορισμένες προτάσεις είναι αρκετά απλές και περιλαμβάνουν μόνο βασικές πληροφορίες, όπως μια λίστα με τα παραδοτέα, τους όρους και τις τιμές. Άλλες προτάσεις, ιδίως για μεγάλες, πολύπλοκες εργασίες, είναι αρκετά μεγάλες και απαιτούν τη συλλογή πολλών πληροφοριών.
Ανεξάρτητα από το βαθμό πολυπλοκότητας, κάθε πρόταση πρέπει να αναπτυχθεί πριν μπορέσει να παρουσιαστεί στον πελάτη. Εδώ έρχεται ένας συντονιστής πρότασης. Η δουλειά του είναι να αναθεωρήσει τις απαιτήσεις κάθε πρότασης και να αναπτύξει ένα έγγραφο που πληροί όλα αυτά τα κριτήρια.
Ένα από τα κύρια καθήκοντα ενός συντονιστή πρότασης είναι η συγκέντρωση τιμών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον υπολογισμό των τιμών προϊόντων και υπηρεσιών, φόρων, τελών αποστολής και άλλα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο συντονιστής δεν είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία της τιμολόγησης ή τον καθορισμό προσαυξήσεων, αλλά είναι μάλλον υπεύθυνος για τη λήψη πληροφοριών τιμών από το κατάλληλο μέρος ή μέρη και την τοποθέτησή του στην πρόταση.
Άλλοι τύποι πληροφοριών πρέπει επίσης να τοποθετηθούν σε ορισμένες προτάσεις. Όταν απαντάτε σε ένα αίτημα προσφοράς, για παράδειγμα, μια πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που καθορίζονται από αυτό το αίτημα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες για αξιολογήσεις πιστοληπτικής ικανότητας, χρήση υπεργολάβου και αναφορές. Οι προσφορές ενδέχεται επίσης να απαιτούν τη συμπερίληψη δικαιολογητικών, όπως απόδειξη ασφάλισης, στην απάντηση της προσφοράς. Ο συντονιστής της πρότασης θα είναι υπεύθυνος για τη συλλογή όλων των απαιτούμενων δεδομένων από τομείς όπως η λογιστική, η διαχείριση κινδύνων, οι δραστηριότητες και η αγορά για την ανάπτυξη του εγγράφου απόκρισης προσφοράς.
Σε πολλές περιπτώσεις, ένας συντονιστής πρότασης είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση ενός χρονικού πλαισίου πρότασης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την υπενθύμιση των συνεργατών όταν οφείλονται οι πληροφορίες και την παρακολούθηση όταν δεν λαμβάνονται πληροφορίες. Σημαίνει επίσης τη διασφάλιση ότι οι προτάσεις θα παραδοθούν μέχρι την ημερομηνία λήξης. Ορισμένοι συντονιστές προτάσεων παρακολουθούν επίσης τις προτάσεις που έχουν υποβληθεί και τεκμηριώνονται και γίνονται αποδεκτές και απορρίπτονται.