Ο όρος «τιμολόγηση και αναμονή» είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να αναφέρεται σε μια συμφωνία μεταξύ ενός αγοραστή και ενός πωλητή στην οποία ο αγοραστής χρεώνεται για αγαθά ή υπηρεσίες που δεν έχουν πραγματικά παραληφθεί. Η ιδέα είναι ότι τα προϊόντα θα παρέχονται στον αγοραστή σε μια συμφωνημένη μεταγενέστερη ημερομηνία. Ως μέρος της συμφωνίας, ο πωλητής συμφωνεί να αφήσει στην άκρη αυτά τα προϊόντα για τον αγοραστή, να παρέχει προσωρινή αποθήκευση για αυτά τα προϊόντα και να εκτελέσει την παράδοση για την παραγγελία μόλις ληφθεί και καταγραφεί η πληρωμή.
Μια συμφωνία τιμολόγησης και παρακράτησης μπορεί να απεικονιστεί με το παράδειγμα μιας εταιρείας που παραγγέλνει μεγάλο αριθμό μολυβιών σε έναν πωλητή. Ο αγοραστής μπορεί να θέλει να πληρώσει για την παραγγελία στην τρέχουσα λογιστική περίοδο, αλλά να μην θέλει να πάρει στην κατοχή του τα μολύβια μέχρι μεταγενέστερη ημερομηνία, πιθανώς λόγω της ανάγκης να ελευθερωθεί χώρος για τα μολύβια σε έναν αποθηκευτικό χώρο. Σε αυτό το σενάριο, ο πωλητής συμφωνεί να επεξεργαστεί την παραγγελία και να διαχωρίσει τα μολύβια για να συμπληρώσει την παραγγελία από το υπόλοιπο απόθεμά του. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο αγοραστής καταβάλλει την πληρωμή για την παραγγελία και ο πωλητής καταγράφει την αγορά στις λογιστικές απαιτήσεις. Την ημερομηνία που συμφωνήθηκε από τα δύο μέρη, ο πωλητής αποστέλλει τα μολύβια στη διεύθυνση που έχει δώσει ο αγοραστής. Με την παραλαβή των αποσταλμένων μολυβιών, η παραγγελία θεωρείται εκπληρωμένη και από τα δύο μέρη.
Ενώ μια προσέγγιση τιμολόγησης και παρακράτησης μπορεί μερικές φορές να είναι επωφελής τόσο για τον αγοραστή όσο και για τον πωλητή, η διαχείριση της διαδικασίας μπορεί να απαιτεί κάποια επιπλέον προσπάθεια. Οι αγοραστές πρέπει να παρακολουθούν τις αναμενόμενες ημερομηνίες παράδοσης καθώς και να υποβάλλουν πληρωμή για εκείνα τα αγαθά που δεν έχουν παραληφθεί ακόμη. Αν δεν το κάνετε αυτό, μπορεί να διογκώσει το πραγματικό απόθεμα και να δημιουργήσει μια εσφαλμένη εντύπωση για το ποιοι πόροι είναι πραγματικά διαθέσιμοι για χρήση σε διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες. Ο πωλητής πρέπει επίσης να παρακολουθεί πόσο απόθεμα έχει δεσμευτεί στον αγοραστή και να βεβαιωθεί ότι δεν χρησιμοποιεί αυτό το απόθεμα για την πλήρωση άλλων παραγγελιών σε εκκρεμότητα.
Μαζί με τις πιθανές παγίδες, είναι σημαντικό να αναγνωριστεί ότι η χρήση μιας συμφωνίας λογαριασμού και παρακράτησης δεν αντιμετωπίζεται πάντα με εύνοια από διάφορους ρυθμιστικούς φορείς και πρέπει να γίνεται σύμφωνα με πολύ αυστηρές απαιτήσεις. Για παράδειγμα, η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς των Ηνωμένων Πολιτειών δεν θεωρεί ότι η κυριότητα των προϊόντων μεταβιβάζεται από τον πωλητή στον αγοραστή έως ότου ο αγοραστής κατέχει πραγματικά αυτά τα προϊόντα, οπότε ο αγοραστής μπορεί να απολαμβάνει όλα τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που σχετίζονται με αυτή η ιδιοκτησία. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ο αγοραστής πρέπει να τηρεί ορισμένους κανονισμούς όσον αφορά τη λογιστικοποίηση των κεφαλαίων που δαπανώνται για την αγορά προκειμένου να συμμορφωθεί με τις αποφάσεις και τους κανονισμούς της SEC. Σε χώρες όπου χρησιμοποιείται πιο συχνά μια διαδικασία τιμολόγησης και παρακράτησης, τόσο οι αγοραστές όσο και οι πωλητές πρέπει να διαχειρίζονται τη σχετική λογιστική διαδικασία, έτσι ώστε να μην τίθεται θέμα της τρέχουσας κατάστασης μιας παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένου του εάν έχει πράγματι παραληφθεί ή εάν η παράδοση εξακολουθεί εκκρεμής.