Η επιλογή της μετάβασης από ένα έντυπο μητρώο επιταγών σε λογισμικό ηλεκτρονικού μητρώου επιταγών μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή κλοπής ταυτότητας και να διευκολύνει τον εντοπισμό λαθών με τις καταγεγραμμένες επιταγές. Παρ’ όλα τα πλεονεκτήματά της, όμως, είναι μια μεγάλη κίνηση που απαιτεί μεγάλη προσοχή. Τα πράγματα που πρέπει να σταθμίσετε κατά την επιλογή τέτοιου λογισμικού περιλαμβάνουν την τιμή, τις λεπτομέρειες ελέγχου, τις ειδικές δυνατότητες και εάν χρειάζεστε νέο λογισμικό ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο με υπάρχον λογισμικό.
Η τιμή αυτού του λογισμικού μπορεί να ποικίλλει, ανάλογα με τον αριθμό των δυνατοτήτων που διαθέτει και την ισχύ του. Το δωρεάν λογισμικό τείνει να έχει λιγότερες δυνατότητες και θα ήταν καλύτερο για οικιακούς χρήστες ή όσους χρησιμοποιούν σπάνια επιταγές. Το λογισμικό επί πληρωμή τείνει να είναι πιο ισχυρό. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να αποφασίσετε ποιες δυνατότητες χρειάζεστε, να βρείτε λογισμικό που έχει αυτές τις δυνατότητες και, στη συνέχεια, να αποφασίσετε εάν η ζητούμενη τιμή είναι αυτή που είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε για να αποκτήσετε αυτό που θέλετε ή χρειάζεστε.
Ορισμένο λογισμικό εγγραφής ελέγχου διατίθεται ως πρόσθετο για προγράμματα επεξεργασίας κειμένου ή υπολογιστικών φύλλων, ενώ άλλα προγράμματα έρχονται ως εντελώς ξεχωριστό πακέτο. Το πρώτο είναι συνήθως φθηνότερο, αλλά μπορεί να έχει λιγότερα χαρακτηριστικά. Το τελευταίο είναι πιο ακριβό και απαιτεί να ελέγξετε εάν ο υπολογιστής σας πληροί τις ελάχιστες απαιτήσεις του και εάν εκτελεί το σωστό λειτουργικό σύστημα.
Ο όγκος των λεπτομερειών που μπορεί να καταγράψει το λογισμικό είναι σημαντικός για την ακριβή τήρηση βιβλίων. Τα περισσότερα διαθέτουν ένα πεδίο για βασικές λεπτομέρειες, όπως αριθμός επιταγής, ημερομηνία και ποσό επιταγής. Άλλα πεδία που μπορεί να βρείτε — πεδία που θα είναι χρήσιμα για επαγγελματικούς λογαριασμούς — θα παρέχουν χώρο για το όνομα του ατόμου που έγραψε την επιταγή και αυτόματα πεδία που συγκρίνουν τον προϋπολογισμό σας με τις επιταγές που έχουν γραφτεί.
Το κύριο σημείο πώλησης των περισσότερων λογισμικών επιταγών μητρώου είναι τα ειδικά χαρακτηριστικά. Ειδικές δυνατότητες προϋπολογισμού, όπως η δυνατότητα σύγκρισης των επιταγών σας με τον προϋπολογισμό σας, θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι δεν θα ξοδέψετε ποτέ περισσότερα από όσα έχετε. Ορισμένο λογισμικό μπορεί επίσης να εκτελεί αναφορές για να εμφανίσει το ιστορικό δαπανών σας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τις οικονομίες και τα έξοδα.
Μια άλλη ειδική δυνατότητα σάς επιτρέπει να εισάγετε προσαρμοσμένα πεδία, έτσι ώστε οποιαδήποτε πληροφορία να μπορεί να εισαχθεί στο λογισμικό. Η δυνατότητα να υπάρχουν πολλοί χρήστες είναι μια άλλη ειδική δυνατότητα που επιτρέπει σε πολλά άτομα να έχουν πρόσβαση στις εγγραφές, κάτι που μπορεί να βοηθήσει εάν περισσότερα από ένα άτομα χρειάζονται να χρησιμοποιήσουν το πρόγραμμα. Η εξαγωγή των αναφορών σε διαφορετικές μορφές αρχείων είναι μια άλλη ειδική δυνατότητα που σας επιτρέπει να προβάλλετε αναφορές και πληροφορίες σε διαφορετικά προγράμματα.