Ο όρος διαχείριση γραφείου χρησιμοποιείται συχνότερα σε σχέση με τις θέσεις υποστήριξης γραφείου. Σε αυτόν τον τομέα, υπάρχει μια ποικιλία θέσεων με διαφορετικά επίπεδα ευθύνης. Ενώ ορισμένες εργασίες διοίκησης γραφείου παρέχουν υποστήριξη διαχειριστή σε συγκεκριμένα στελέχη, διευθυντές ή τμήματα αποκλειστικά, άλλες βοηθούν το γραφείο στο σύνολό του. Καθώς αυξάνεται τόσο ο ορισμός της διοίκησης όσο και η ανάγκη για διοικητική βοήθεια, πολλοί τίτλοι εργασίας χρησιμοποιούνται εναλλακτικά και διαφέρουν από χώρο εργασίας σε χώρο εργασίας.
Οι εργασίες διαχείρισης γραφείου στο αρχικό επίπεδο περιλαμβάνουν συνήθως ευθύνες όπως άνοιγμα, ταξινόμηση και διανομή αλληλογραφίας και αρχειοθέτηση, πληκτρολόγηση, συγκέντρωση και εκτύπωση εγγράφων. Η απάντηση στα τηλέφωνα, ο χαιρετισμός των εισερχόμενων επισκεπτών και η προμήθεια αναψυκτικών για συναντήσεις και μεσημεριανά γεύματα ενδέχεται επίσης να περιληφθούν σε μια περιγραφή θέσης εργασίας αρχικού επιπέδου. Σε αυτήν την ομάδα περιλαμβάνονται επίσης περιστασιακά εργασίες εισαγωγής δεδομένων και εξυπηρέτησης πελατών. Οι τίτλοι εργασίας μπορεί να περιλαμβάνουν υπάλληλο ρεσεψιόν, ρεσεψιονίστ, κατώτερο διοικητικό βοηθό ή γραμματέα αρχείων.
Οι εργασίες διαχειριστή μεσαίου επιπέδου περιλαμβάνουν συχνά ευθύνες όπως η απάντηση ερωτημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφώνου για λογαριασμό του οργανισμού, η οργάνωση συναντήσεων και ταξιδιών για το προσωπικό, η λήψη πρακτικών κατά τη διάρκεια των συναντήσεων και η παραγγελία αναλωσίμων γραφείου. Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, ορισμένα γραφεία μπορεί να απασχολούν έναν διοικητικό επαγγελματία μεσαίου επιπέδου σε κάθε τμήμα, ο οποίος στη συνέχεια λειτουργεί ως συντονιστής αυτού του τμήματος. Αυτές οι θέσεις εργασίας μπορεί να έχουν τίτλους όπως διοικητικός βοηθός, διοικητικός συντονιστής ή διευθυντής γραφείου.
Οι θέσεις διοίκησης ανώτερων γραφείων χειρίζονται το υψηλότερο επίπεδο ευθύνης στη διοίκηση γραφείου και συχνότερα συνεπάγονται στενή συνεργασία με στελέχη ή άλλα μέλη της ανώτερης διοίκησης. Σε μικρούς οργανισμούς, ο ανώτερος διαχειριστής γραφείου μπορεί να χειρίζεται ακόμη και ευθύνες που διαφορετικά θα απαιτούσαν ένα ολόκληρο τμήμα, όπως μάρκετινγκ, ανθρώπινο δυναμικό ή λογιστική. Οι τυπικές αρμοδιότητες περιλαμβάνουν τη διαχείριση εκτελεστικών δρομολογίων, τη δημιουργία εγχειριδίων και εγγράφων για συνεδριάσεις, την έγκριση παραγγελιών για είδη γραφείου, την παρακολούθηση συνεδριάσεων αντί των στελεχών όταν απαιτείται, τη δημιουργία αναφορών δαπανών για τα στελέχη και τη λειτουργία ως «θυρωρός» και μερικές φορές εκπρόσωπος ενός ή περισσότερων στελεχών. Εκτός από τη στενή συνεργασία με τη διοίκηση, οι ανώτεροι επαγγελματίες μπορούν επίσης να επιβλέπουν το διοικητικό προσωπικό του αρχικού επιπέδου και να τους αναθέτουν καθήκοντα. Αυτές οι θέσεις εργασίας ενδέχεται να φέρουν τίτλους όπως εκτελεστικός βοηθός, εκτελεστικός συντονιστής ή ανώτερος διοικητικός βοηθός.