Οι θέσεις των υπαλλήλων των γενικών γραφείων μπορούν να βρεθούν σε πολλούς τόπους απασχόλησης, από μεγάλες εταιρείες έως τοπικές, οικογενειακές επιχειρήσεις. Αν και μπορεί να έχουν κάποιες κοινές ευθύνες, τα τυπικά καθήκοντα ενός υπαλλήλου γενικού γραφείου μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον εργοδότη. Τέτοιοι υπάλληλοι αναφέρονται επίσης με πολλά άλλα ονόματα, συμπεριλαμβανομένων διοικητικών βοηθών, διευθυντών γραφείων, βοηθών γραφείου, ρεσεψιονίστ και γραμματέων, για να αναφέρουμε μόνο μερικούς. Ορισμένα έχουν επίσης εξαιρετικά εξειδικευμένα καθήκοντα, ενώ άλλα απλώς επιβλέπουν τη γενική λειτουργία ενός γραφείου. Οι μισθοί και οι συνθήκες εργασίας τους μπορεί επίσης να ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό, ανάλογα με παράγοντες όπως η τοποθεσία και το επίπεδο εμπειρίας.
Ορισμένες εργασίες υπαλλήλων γενικού γραφείου απαιτούν από τον υπάλληλο να αλληλεπιδρά άμεσα με το κοινό. Το άτομο μπορεί να εργάζεται σε έναν κύριο χώρο υποδοχής, χαιρετώντας πελάτες ή πελάτες. Τα άτομα με αυτόν τον ρόλο απαντούν συχνά στο τηλέφωνο, καθώς και επικοινωνούν με φαξ και email. Λαμβάνουν συχνά μηνύματα και ορίζουν ραντεβού και συναντήσεις για άλλα μέλη του προσωπικού. Επιπλέον, συχνά ασχολούνται με αλληλογραφία και άλλα πακέτα.
Οι περισσότερες θέσεις εργασίας ως υπάλληλος γραφείου απαιτούν εξειδίκευση χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή, είτε για γενική δημιουργία εγγράφων, εισαγωγή δεδομένων ή πιο περίπλοκες εργασίες. Συνήθως, οι υπάλληλοι γραφείου γνωρίζουν επίσης πώς να χειρίζονται φωτοτυπικά μηχανήματα, φαξ και άλλο εξοπλισμό γραφείου. Ορισμένες εργασίες υπαλλήλων γενικού γραφείου ενδέχεται να απαιτούν εστίαση σε οικονομικά και λογιστικά καθήκοντα, απαιτώντας έτσι κάποια επιπλέον εκπαίδευση ή εμπειρία. Ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί επίσης να κληθεί να διορθώσει και να επεξεργαστεί σημαντικά έγγραφα, μια δεξιότητα που μπορεί να απαιτεί κάποια ειδική εκπαίδευση. Τελικά, ο ρόλος του ή η περιγραφή της εργασίας του μπορεί να αλλάξει καθώς αποκτά περισσότερη εμπειρία.
Σε πολλές περιπτώσεις, ένα απολυτήριο λυκείου ή το ισοδύναμο του είναι αρκετό για να αποκτήσετε μια θέση αρχικού ως υπάλληλος γραφείου. Οι εργοδότες συχνά προτιμούν να προσλαμβάνουν υποψηφίους που αποδεικνύουν τουλάχιστον κάποια γενική εμπειρία γραφείου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ωστόσο, οι νέοι υπάλληλοι έχουν διάφορες ευκαιρίες κατάρτισης στη δουλειά τους. Οι θέσεις των υπαλλήλων του γενικού γραφείου μπορεί να είναι μόνιμες ή προσωρινές θέσεις και ορισμένοι υπάλληλοι εργάζονται μόνο με μερική απασχόληση.
Η προβλεπόμενη αύξηση των θέσεων εργασίας των υπαλλήλων στα γραφεία είναι περίπου κατά μέσο όρο και οι μισθοί τους μπορεί να ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό. Μερικοί παράγοντες που μπορεί να καθορίσουν τον μισθό είναι το ιστορικό και η εμπειρία κάποιου, καθώς και η συγκεκριμένη τοποθεσία της εργασίας. Ένας υπάλληλος γραφείου αρχικού επιπέδου μπορεί να κερδίσει χαμηλό μισθό στην αρχή, αλλά το να έχει ισχυρό υπόβαθρο και σχετική εμπειρία θα μπορούσε να οδηγήσει σε αύξηση των μισθών. Τελικά, εκείνοι με υψηλότερο επίπεδο εμπειρίας συχνά εποπτεύουν άλλους υπαλλήλους, γεγονός που μπορεί επίσης να οδηγήσει σε υψηλότερες αμοιβές. Η τοποθεσία ή ο τύπος εργοδότη θα μπορούσε επίσης να επηρεάσει το ποσοστό αμοιβής. Για παράδειγμα, το ιατρείο μπορεί να πληρώσει σημαντικά περισσότερα από αυτά ενός παρόχου κοινωνικών υπηρεσιών.